📞👨🏾‍👩🏼‍👧🏻‍👦🏽 Grupp: rutin - Förfrågningar & skicka offert

Varje dag ska vi se över om vi fått in några nya förfrågningar i våra bokningssystem. 
Förfrågningarna skickas av gruppen/företaget/skolan själva via vår hemsida, se här.

I denna artikel finns information om hur man kollar förfrågningar, hur man skickar en offert & vad som är viktigt att tänka på.
____________________________________________________________________________________________________________
Kolla förfrågningar
1. Logga in i vårt gruppsystem: här
2. I menyn till höger klickar du på förfrågningar
3. Klicka dig in på eventuell förfrågning som ligger där (äldst ligger längst ner om det är flera)
4. Gå till anteckningar och kolla vad kontaktpersonen har skrivit i sin förfrågan. Vi anpassar sedan offerten utifrån vad gruppen önskar.
5. När en offert är skickad måste du logga detta. Gå till logg → Skriv i vad du skickat offert på & lägg med ticketid → spara
6. För att få bort gruppen från listan: gå tillbaka till fliken information → i inställningar, bocka i offert skickad → spara

____________________________________________________________________________________________________________
Skapa offert till skola
Offertmallar finner du här: offertmallar 

1. Är skolan berättigad skolpriser? 
Kolla först om skolan tänkt besöka oss under de veckor vi erbjuder rabatt. De behöver även vara minst 20 betalande deltagare. Om skolan vill besöka oss mer än 1 dag erbjuder vi ordinarie gruppriser med 20% rabatt. 
Till skolor erbjuder vi 1 fri/gratis lärare per 20 elever. 

2. Spara offertmall
Spara ner mallen ''Älska skolor 1 dag'' → byt namn på filen, exempel: ''Fridaskolan vänersborg - offert 21 januari 2027''.

3. Maila till kontaktperson
Vi mailar från: gruppbokning@branasgruppen.se
I rubriken är det viktigt att få med gruppens namn, anläggning & datum. 
Använd snabbsvar: KB-offert / BF-offert
Om skolan har några specifika frågor kan vi självklart svara på det i detta mail. 

4. Gå till loggen i skolans GRP-bokning. Skriv att offert är skickad + tickedID 



____________________________________________________________________________________________________________
Offert till grupper
Offertmallar finner du här: offertmallar 

1. Är gruppen berättigad gruppriserna?
Kolla först och främst om gruppen kan erhålla rabatten - alltså minst 20 deltagare & att de vill besöka oss under datum som vi erbjuder rabatt. Om de inte uppfyller dessa krav erbjuder vi ordinarie priser. 

KB: I Kungsberget har vi olika priser på liftkort under veckodagar & helg. Kolla därför av vilken av vilken prislista som är aktuell för gruppen.

2. Skapa kopia på offertmallen
Skapa en kopia på grupp-offerten och spara i rätt mapp här. Vi döper alltid offerterna till ''Gruppnamn - Kungsberget 2027''

3. Redigera mallen

• Ta bort all information som är orelevant för gruppen.
  Om de t.ex vill ha prisförslag på liftkort 4 dagar, så tar du bort resterande kolumner. Om de inte efterfrågar konferensrum tar du bort den sidan. Vi lämnar dock ALLTID sista sidan kvar (aktiveteter + skidskola). 
• Priser
  Fyll i pris för boende utifrån den perioden som gruppen önskar. 
  I mallen ligger boenden som vi vanligtvis vill rekommendera med, men det finns självklart utrymme att redigera detta & anpassa offerten efter gruppens behov & önskan. Glöm inte att ändra länkarna!
  Tänk på! RUT-avdrag kan endast nyttjas av privatpersoner, därför fyller vi i hela kostnaden för slutstäd. 
  
  KB - Vi behöver alltid fylla i liftkortspriser & utgår från när gruppen planerar att besöka oss, helg/vardag. 

4. Exportera till PDF
Arkiv → exportera → hämta som PDF

Ibland kan PDFen se konstig ut, du behöver därför gå tillbaka till word-dokumentet och justera, för att sedan exportera som PDF igen. 

5. Maila till kontaktperson
Se steg 3 på ''Skapa offert till skola''
Om gruppen har några specifika frågor kan vi självklart svara på det i detta mail. 

6. Gå till loggen i gruppens GRP-bokning. Skriv att offert är skickad + tickedID