1. Kontrollera underlaget efter gruppens besök
Efter att gruppen har besökt anläggningen ska eventuella tillägg och korrigeringar faktureras, exempelvis skidutrustning, liftkort, mat och andra tillkommande kostnader. Fakturan skapas och skickas via R360.
Innan en bokning skapas i R360 behöver du säkerställa att allt är korrekt registrerat i gruppens GRP-bokning.
Kungsberget
I Kungsberget finns en lista där skidhyran dokumenterar eventuella bortfall och påbokningar.
-
Kontrollera om gruppen finns med i listan och genomför eventuella korrigeringar i gruppens GRP-bokning.
Kontrollera restaurangkvitton
Se över om det finns några kvitton från restaurangen som ska faktureras. Dessa behöver också registreras i gruppens GRP-bokning.
2. Skapa bokning i R360
När alla produkter och eventuella korrigeringar är registrerade i GRP-bokningen är det dags att skapa fakturaunderlaget i R360.
Kontrollera kundnummer
Förhoppningsvis finns gruppens R360-kundnummer redan registrerat i GRP-bokningen.
Om kundnummer saknas behöver du skapa ett nytt kundnummer i R360 och koppla det till gruppens GRP-bokning.
Skapa bokning
- Öppna gruppens GRP-bokning.
- Gå till Rapporter/utskrifter.
- Välj Fakturaunderlag.
- Klicka på den orangea knappen Skapa bokning i R360.
Ett bokningsnummer för R360-bokningen skapas.
3. Se över och förtydliga fakturaraderna
När bokningen skapas i R360 hamnar produkterna som klumpsummor. Det innebär exempelvis att all skiduthyrning hamnar på en rad och alla liftkort på en annan.
För att göra fakturan tydligare för gruppen rekommenderas att du delar upp produkterna på flera rader. Var noga med att lägga produkterna på rätt datum.
Exempel:
- 3 dagar liftkort ungdom
- 3 dagar liftkort vuxen
- Lunchbuffé vuxen
- Middagsbuffe 4-12 år
Kontrollera att samtliga produkter och belopp stämmer överens med underlaget i GRP-bokningen.
4. Kontrollera faktureringsuppgifter
Innan fakturan skickas behöver du kontrollera att samtliga faktureringsuppgifter är korrekt ifyllda i R360.
Kontrollera särskilt:
- Företags-/organisationsuppgifter
- Fakturaadress
- Fakturareferens
- Eventuella övriga fakturauppgifter
Säkerställ att referensen stämmer med den information som gruppen har lämnat.
5. Skicka fakturan
Hur fakturan skickas beror på vilket faktureringssätt gruppen har angett.
E-faktura
Om gruppen ska ha e-faktura följer du rutinen här: skicka E-faktura
Faktura via e-post/PDF
- Gå till Frontdesk – Kassa – Nota – Efterskottsfaktura.
- Välj ett förfallodatum på 30 dagar och skicka fakturan.
Markera att gruppen har blivit fakturerad i grupp-excelen.