Grupp

-_-

1. KONTROLLERA UNDERLAGET EFTER GRUPPENS BESÖK Efter att gruppen har besökt anläggningen ska eventuella tillägg och korrigeringar faktureras, exempelvis skidutrustning, liftkort, mat och andra tillkommande kostnader. Fakturan skapas och skickas via R360. Innan en bokning skapas i R360 behöver du säkerställa att allt är korrekt registrerat i gruppens GRP-bokning. Kungsberget I Kungsberget finns en lista där skidhyran dokumenterar eventuella bortfall och påbokningar. * Kontrollera om gruppen finns med i listan och genomför eventuella korrigeringar i gruppens GRP-bokning. Kontrollera restaurangkvitton Se över om det finns några kvitton från restaurangen som ska faktureras. Dessa behöver också registreras i gruppens GRP-bokning. 2. SKAPA BOKNING I R360 När alla produkter och eventuella korrigeringar är registrerade i GRP-bokningen är det dags att skapa fakturaunderlaget i R360. Kontrollera kundnummer Förhoppningsvis finns gruppens R360-kundnummer redan registrerat i GRP-bokningen. Om kundnummer saknas behöver du skapa ett nytt kundnummer i R360 och koppla det till gruppens GRP-bokning. Skapa bokning 1. Öppna gruppens GRP-bokning. 2. Gå till Rapporter/utskrifter. 3. Välj Fakturaunderlag. 4. Klicka på den orangea knappen Skapa bokning i R360. Ett bokningsnummer för R360-bokningen skapas. 3. SE ÖVER OCH FÖRTYDLIGA FAKTURARADERNA När bokningen skapas i R360 hamnar produkterna som klumpsummor. Det innebär exempelvis att all skiduthyrning hamnar på en rad och alla liftkort på en annan. För att göra fakturan tydligare för gruppen rekommenderas att du delar upp produkterna på flera rader. Var noga med att lägga produkterna på rätt datum.  Exempel: * 3 dagar liftkort ungdom * 3 dagar liftkort vuxen * Lunchbuffé vuxen * Middagsbuffe 4-12 år  Kontrollera att samtliga produkter och belopp stämmer överens med underlaget i GRP-bokningen. 4. KONTROLLERA FAKTURERINGSUPPGIFTER Innan fakturan skickas behöver du kontrollera att samtliga faktureringsuppgifter är korrekt ifyllda i R360. Kontrollera särskilt: * Företags-/organisationsuppgifter * Fakturaadress * Fakturareferens * Eventuella övriga fakturauppgifter Säkerställ att referensen stämmer med den information som gruppen har lämnat. 5. SKICKA FAKTURAN Hur fakturan skickas beror på vilket faktureringssätt gruppen har angett. E-faktura Om gruppen ska ha e-faktura följer du rutinen här: skicka E-faktura Faktura via e-post/PDF 1. Gå till Frontdesk – Kassa – Nota – Efterskottsfaktura. 2. Välj ett förfallodatum på 30 dagar och skicka fakturan.  Markera att gruppen har blivit fakturerad i grupp-excelen. 

I Kungsberget kan vi boka buss till grupper/skolor, detta gör vi via Axelssons buss.  Bokningen görs direkt i gruppsystemet.  Priser för buss finns här: busspriser Genomföra en bussbokning 1. Gå in i gruppens GRP-bokning . 2. Se över så att rätt antal är ifyllt i grundinformationen . 3. Gå till buss information. 4. Behöver buss → Ja 5. I övrig information till buss behöver följande information finnas  Adress för avgång: Avgångstid: Hemresetid: 6. SPARA hela bokningen.  7. Klicka på maila uppgifter till bussbolag. Bra att veta! Om vi inte sparar innan vi skickar iväg till bussbolaget kommer dom att mottaga en tom förfrågan, därför sparar vi alltid innan. 8. Logga att du skickat förfrågan till bussbolaget. Bokningsbekräftelser från Axelssons Caroline skickar vidare alla bokningsbekräftelser som vi får av Axelssons. När vi mottager en bokningsbekräftelse lägger vi in bokningsnumret från Axelssons i rutan ''ordernummer'' i bussinformationen.  Om bussen ska faktureras - lägg in på produkter. Buss & totala summan för bussen/bussarna.  Om bussen ska betalas av deltagare/elever måste rutan för obligatoriskt vara ikryssad i prislistan. 

Grupper och skolor som kommer till oss erhåller rabatten om dom är över 20 betalande deltagare, inte besöker oss under jul- eller sportlov samt att dom bokar via vårt gruppbokningssystem (GRP-system). I denna artikel finner du manualer, information samt bra att veta kring vårt gruppsystem.  _______________________________________________________________________________________________________________ Prislistor Vi har flera olika prislistor att välja mellan, beroende på när gruppen/skolan planerar för att besöka oss samt om dom uppfyller kraven för rabatterna vi erbjuder. * Grupp - gruppriser 20% (ej lov)  Denna prislista används när gruppen uppfyller alla krav - 20 betalande gäster &  ej besöker oss under våra lov.  KB: Kungsberget har två prislistor, beroende på om gruppen besöker oss under en helg eller vardag. * Grupp - ord. pris Denna prislista används om kraven för rabatten inte uppfylls. T.ex gruppen är endast 14 deltagare eller att dom önskar besöka oss under vecka 7. Det går alltså fortfarande bra att boka via vårt gruppsystem, men EJ till rabatterade priser.  KB: Kungsberget har två prislistor, beroende på om gruppen besöker oss under en helg eller vardag. * Skolpriser - 1 dag (ej lov) Denna prislista används endast till skolor/skolklasser som besöker oss över 1 dag. Det går alltså inte att få denna rabatten för flera dagar, då räknas skolan/klassen som en grupp & får gruppris.  Till skolor erbjuder vi även en fri/gratis ledare per 20 elever.  BF: Erbjuds alla veckans dagar, även helg.  KB: Erbjuds måndag-fredag. Obs! Skollunch går inte att få på fredagar. _______________________________________________________________________________________________________________

  ☀️ Dagliga rutiner grupp-koordinatorer Här finns våra dagliga rutiner inom grupp. 🔢 Gruppbokningexcel  Dokument där alla inbokade grupper/skolor ligger inlagt. 💵 Skol & gruppriser  Alla priser för grupper & skolor samt villkor för grupp-rabatt. 💰 Rabatter Rabatter & villkor för nyttjande av rabatten 📫Förfrågningar & offert Rutiner för förfrågningar samt hur man skickar offerter.  📃 Mallar offert- & faktureringsuppgifter Mallar för offerter, faktureringsuppgifter & gruppavstämning.  🏠 Boka boende & skicka faktura  Rutin för bokning av boenden för grupper, skicka faktura & e-faktura. 🔢 Fakturering efter vistelse Rutin för fakturering efter vistelse. 🚌 Boka buss - KB Rutin för bokning av buss samt priser.   

Se våra bokningsvillkor här (sve + eng) Se rutin för om och avbokning här Om gäster vill avboka / omboka inom 24 h fr. att de bokat är det OK (så att gäst hinner läsa igenom villkor/bokningsregler)  Det spelar ingen roll om de har avbeställningsskydd eller inte. Efter 24h behåller vi alltid kostnaden för avbeställningsskyddet oavsett vad. Tillägg Alla inbetalade kostnader för liftkort, skidhyra, skidskola, linnen, slutstäd etc. återbetalas till fullo vid avbokning fram tills dagen innan de börjar gälla. Fri ombokning fram tills dagen innan de börjar gälla.  Vid avbokning av tillägg efter att första giltighetsdagen infallit skall intyg såsom sjukintyg eller motsvarande uppvisas för att bli återbetald.   Boende Kostnader vid avbokning   Gäst har AVB + Intyg Gäst har AVB, men inte intyg Gäst har inte AVB Mer än 20 dagar kvar Fri avbokning (endast avbeställningsskydd kostar 395 SEK) Fri avbokning (endast avbeställningsskydd kostar 395 SEK) 795 SEK 19-0 dagar kvar Exp. avgift 200 SEK + AVB 395 SEK Hela inbetalade kostanden för boende Hela inbetalade kostanden för boende Kostnader vid ombokning   Gäst har AVB + Intyg Gäst har AVB, men inte intyg Gäst har inte AVB Mer än 20 dagar kvar Fri ombokning Avbeställningsskydd flyttas med Fri ombokning Avbeställningsskydd flyttas med 595 SEK 19-0 dagar kvar Exp. avgift 200 SEK Avbeställningsskydd flyttas med Hela inbetalade kostanden för boende. Avbeställningskyddet flyttas med Hela inbetalade kostanden för boende Om gäst hör av sig efter incheckningstiden på ankomstdagen för om- eller avbokning behåller vi hela kostnaden för boendet oavsett intyg eller ej.   VIKTIGT - Vid avbokning/ombokning inom 20 dagar När ni avbokar i R360, i "Avboka alla rader"-vyn, kom ihåg att ange en 1:a på ägaren under Nytt belopp. Detta säkerställer att ägaren får rätt ersättning för perioden. Detta gäller endast privatägda boenden. 

Dokument med alla bokningar Avtal/offert för långtidsbokningar Lägg in skickade offerter/avtal här

Offert-mallar Branäs Kungsberget Älska skolor, 1 dag  måndag-söndag Se villkor här Älska skolor, 1 dag måndag-fredag OBS! Lunch erbjuds måndag-torsdag Se villkor här Grupp-offert Skapa kopia och spara den i rätt mapp här innan du börjar redigera i den. Rabatten gäller ej under jullov (52-1) eller sportlov (v7-9). Gruppen måsta ha minst 20 betalande deltagare och boka via vårt gruppsystem för att erhålla gruppriser.  - Grupp-offert Skapa kopia och spara den i rätt mapp här innan du börjar redigera i den.  Korrigera liftkortspriset beroende på när gruppen vill besöka oss - vardag/helg. Rabatten gäller ej under jullov (52-1) eller sportlov (v8-9). Gruppen måsta ha minst 20 betalande deltagare & boka via vårt gruppsystem för att erhålla gruppriser.  Mall för faktura-uppgifter När en grupp har bekräftat att de ska besöka oss behöver vi samla in deras faktureringsuppgifter. Då använder vi oss av dessa mallar. Uppgifterna som vi får från gruppen ska sedan läggas in i deras bokning i GRP-systemet och/eller r360. Vi sparar sedan det ifyllda dokumentet i rätt mapp här. Var noga med att döpa om dokumentet till gruppens namn om gruppen inte själva har gjort det.  OBS! Vi redigerar inte i dessa mallar. Ladda ner mallen till din dator och skicka sedan över den till kontaktpersonen för gruppen.  Branäs Kungsberget Faktureringsuppgifter BF Faktureringsuppgifter KB   Avstämningsmall Mall för avstämning med grupper och skolor _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Äldre offerter/priser Branäs BF - 20% - skidutrustning, liftkort, skidskola BF - Ord. pris - skidutrustning, liftkort, skidskola BF - Skola 1 dag - skidutrustning & liftkort Gruppmeny 50 personer eller fler Gruppmeny 49 personer eller färre Grupp-offert KungsbergetÄlska skolor, 1 dag Grupp-offert

Vi gör avstämningar med grupperna/skolorna senast 3 veckor innan deras ankomst för att stämma av att allt är i sin ordning.  Finns tid så ringer vi - NOTERA ALLT som pratats om i loggen på gruppens bokning.  Boende Bokningsnummer Vad är bokat? Är det betalat (om förfallodatum har passerat)? Hur många personer ska bo i vardera boende? Är rätt antal linneset inlagt? Incheckning - hur önskar ni göra? (snabbsvar: #grupp-incheck) När era boenden är klara för incheckning kommer ni att få ett sms för varje boende med information om hur ni checkar in. För vissa boenden finns det kodlås direkt på dörren, medan det för andra boenden skickas en kod för att hämta nyckeln i en nyckelbox. Eftersom ni har bokat flera boenden finns det två alternativ på hur ni kan få information om incheckning samt koder/upphämtningsplats för nycklar. 1. Alla sms skickas till kontaktpersonen som i sin tur får alla koder/information om vart ni hämtar nycklar. Kontaktpersonen ansvarar då för att fördela koder/nycklar till de som ska bo. 2. Vi lägger in ett telefonnummer till en person på varje separat boende som då får koder/information om vart nycklarna ska hämtas. Liftkort & utrustning Har gruppen fått koder? Har dom påbörjat bokning? Vart kommer gruppen kunna hämta liftkort och utrustning? När är senaste dagen att boka in sig (dagen innan stängningsdag)? Måltider Har gruppen bokat måltider? Vad är bokat? Om nej - önskar gruppen boka måltider? Informera gruppen att eventuell lunchbokning ska ske via gruppbokningsystemet för att gå erhålla rabatt + för att lunchkupong ska kunna skickas ut.  Skidskola Har gruppen bokat skidskola? Vilka tider/samlingsplats?  Buss Har gruppen bokat buss? Vilka tider? Har vi fått det bekräftat från Axelssons? Faktureringsuppgifter  Har vi fått deras faktureringsuppgifter? Om nej, då behöver vi få dom innan dom anländer till oss.  Använd dessa mallar: Branäs / Kungsberget

Boka boende 1. Boka boende i R360 Ta deras faktureringsuppgifter via mallen som du finner här: Mallar grupp 2. Lägg som gruppkontrakt (se bild nedan). OBS! Om gruppen ska ha e-faktura måste detta läggas in som kontrakt direkt.  3. Ändra förfallodatum till 30 dagar fr. bokningsdatum. OBS! Om det är företag eller kommun gäller andra förfallodatum - se mer längre ner. 4. Skicka faktura. 5. Lägg in i Excelfilen  6. Lägg upp bokning i grupp-systemet - lägg sedan in gruppens GRP-boknings nummer i externt boknings nummer i 360 (se bild nedan). 7. Informera gruppledaren om hur nyckel-/kodutlämning sker. Om flera boenden är bokat - Snabbsvar imbox: #grupp-incheck 8. Logga det du gjort och det du pratat med gruppledaren om i gruppsystemet. Hellre för mycket information än för lite.  ______________________________________________________________________________________________________________ Elektronisk faktura (e-faktura) Numera använder sig allt fler företag och kommuner sig av E-faktura. Den skickas elektroniskt & inte via e-post (PDF) eller vanligt postgång.  Rutin: Skicka e-faktura ______________________________________________________________________________________________________________ Kommun eller företag Om en kommun eller företag vill boka hos oss säger våra bokningsregler så här: * Bokning 60 dagar eller fler dagar före ankomst: * Anmälningsavgift: 3 500 kr betalas inom 10 dagar.  * Resterande hyra betalas senast 60 dagar före ankomst. * Bokning 59–15 dagar före ankomst: Hela hyran betalas inom 2 dagar. * Bokning 14 dagar eller färre före ankomst: Hela hyran betalas direkt vid bokningstillfället. OBS! Vi är flexibla med detta, då vi gärna vill att gruppen ska komma till oss. Det ABSOLUT VIKTIGASTE är att boendet är betalt innan ankomstdag. 

Dessa rutiner ligger på gruppkoordinatiorerna varje dag.  * Se över förfrågningar & skicka ut offerter till dessa Rutin finns här. - * Kolla igenom excel-dokumentet Grupper som kommer inom de närmsta 3 veckorna, är dom helt klara för ankomst? Om nej - kontakta gruppen för avstämning, mall finns här.  * Se över gruppmailen och svara på dessa.  Mål på mailen: att svara på alla inkommande mail inom 72h. Det är viktigt att vi håller koll på om det är en grupp som besöker oss inom de närmsta dagarna, då behöver vi återkoppla snabbt.   Gruppsystem

Faktureringspriser till gruppen/skolan Avgångsområde 50-buss Inklusive moms 79-buss Inklusive moms Stockholm 10 600 kr 11 236 kr 16 624 kr 17 622 kr Norrtälje 11 789 kr 23 497 kr 17 095 kr 18 120 kr Södertälje, tumba, nacka 12 114 kr 23 841 kr 17 566 kr 18 619 kr Uppsala 9 843 kr 10 433 kr 14 272 kr 15 128 kr För andra områden skickar vi en förfrågan till Axelssons.  Pris för enskild elev 265 kr Tänk på! När busskostnaden ska betalas av deltagarna själva måste rutan för obligatorisk vara ibockad i GRP-systemet.  Observera! När en förfrågan går iväg via GRP-systemet skickar Axelssons en offert utifrån hur många deltagare som finns inlagt på bokningen. Avbokning Avbokning ska ske senast 48h före ankomst. Vid avbokning närmare inpå debiteras skolan full kostnad. Bussresan återbetalas inte för enskild elev.

VILLKOR FÖR ATT FÅ TA DEL AV RABATTEN Vi erbjuder inte grupp-/skolpriser jullov v. 52-1 samt sportlov v. 7, 8, 9 Bokar gruppen 3 veckor innan ankomst, via vårt gruppsystem och är minst 20st betalande deltagare erhåller man gruppriserna.  Fri ledare gäller endast skolor som besöker oss över 1 dag.  1 fri ledare på 20 deltagare. Fri ledare får liftkort, utrustning och lunch gratis.  VILLKOR FÖR ATT FÅ TA DEL AV RABATTEN Vi erbjuder inte grupp-/skolpriser jullov v. 52-1 samt sportlov v. 8 & 9 Bokar gruppen 3 veckor innan ankomst, via vårt gruppsystem och är minst 20st betalande deltagare erhåller man gruppriserna. Fri ledare gäller endast skolor som besöker oss över 1 dag. 1 fri ledare på 20 deltagare. Fri ledare får liftkort, utrustning och lunch gratis. Gruppriser Hyrapriser BF Liftkortspriser BF Skidskolepriser BF Gruppriser Hyrapriser KB Liftkortspriser KB Skidskolepriser KB Mat   Gruppmeny mer än 50 personer Gruppmeny mindre än 50 personer Meny/Prislista Mat För grupper från 20 personer erbjuder vi 20 % rabatt på mat (ej alkoholhaltig dryck). Maten behöver förbeställas. Meny/Prislista Skolpriser (besök över en dag) Hyrapriser Skola Branäs Liftkortspriser Branäs: 200kr/person Skollunch (buffé på Brants): 99 kr/person Gäller söndag-söndag Skolpriser (besök över en dag) Hyrapriser skola KB Liftkorspriser: 220kr/person Skollunch (Pastagratäng med råkost sallad): 99kr/person  Gäller måndag-fredag (ej v. 52-2 & 8-9) Buss Vi förmedlar inte buss till Branäs Buss Se prislista här Grupprum Grupprum Tallen - Mountain Lodge Grupprum Björken - Ski Lodge Boka grupprum rutin Grupprum   Offerter och mallar BF - se här Offerter och mallar KB - se här _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Äldre prislistor Hyrapriser Branäs Hyrapriser Skola Branäs Liftkortspriser Branäs BF Skidskolepriser Gruppmeny BF mer än 50 personer Gruppmeny BF mindre än 50 personer Basmeny mat 25-26 Grupprum Branäs Hyrapriser Kungsberget Hyrapriser Skola Kungsberget Kungsberget Liftkortspriser KB Skidskolepriser Buss 25-26

Dessa rabatter erhålls om gruppen/skolan är minst 20 betalande deltagare* och bokar via vårt gruppbokningssystem.  Rabatten kan inte nyttjas under våra högsäsongsveckor. *KB - undantag för skolor, fritidsgårdar och andra skolverksamheter - de erbjuds skolpriser även om de är färre än 20 deltagare. Högsäsongsveckor 26-27 BF: Jullov v.52-1 & sportlov v. 7-9. KB: Jullov v.52-1 & sportlov v. 8-9.  Branäs  Kungsberget Grupper erhåller 20% rabatt på liftkort & skiduthyrning. Grupper erhåller 20% rabatt på liftkort & skiduthyrning. 20% rabatt på standardlägenheter på Ski Lodge. Ej lägenheterna som inkluderar städ+linne 20% rabatt på standardlägenheter på Ski Lodge & Kungslodgen. Ej lägenheterna som inkluderar städ+linne För skolor som besöker oss över dagen erbjuder vi förmånliga priser på utrustning, liftkort samt lunch.  För skolor som besöker oss erbjuder vi förmånliga priser på utrustning, liftkort samt lunch. Dessa priser gäller även vid övernattning och skidåkning flera dagar. Se alla priser här: Samtliga skol- och gruppriser

För grupper och konferenser finns möteslokalen Tallen på våning två i Mountain Lodge, Branäsberget. Vi har även ett grupprum i dalen, läs om den här: Björken Rutin - bokning av grupprum Vad finns i grupprummet? Grupprummet är utrustade med 98” tv med HDMI, minidisplayport och VGA-uttag, whiteboard, blädderblock och givetvis tillgång till wifi.  Vad finns inte?   Kopieringsmöjligheter finns inte i våra lokaler.   Vi erbjuder vanligtvis inte heller fika vid grupprummet utan fikan serveras i restaurangen.   Om gruppen önskar fika vid grupprummet – stäm av det med restaurangansvarig innan någonting lovas. Vilka tider går att boka? Man bokar alltid en heldag i r360 men gäst kan välja att nyttja grupprummet halv- eller heldag. Hur kommer man in i grupprummet? Det går ut som ett vanligt incheckningssms från kl. 12.00. Vill man ha tillgång tidigare - kontaktar man Gästservice som öppnar Livion-automaten. Viktigt Om gruppen är större och vill vara fler än rekommenderat i ett grupprum (vilket är ok). Informera att det blir väldigt varmt då ventilation inte är anpassad för så många. Sittningar U-sittning (ordinarie) 18st Styrelse-sittning 14st Bio-sittning 40st Öar 36st Skol-sittning 18st Önskar gruppen att ändra sittning? Från exempelvis biosittning till U-sittning. Går det här bra och görs tillsammans med Coor. Framförhållning måste ges så att Coor kan planera utifrån det här.    Priser   Pris exkl. moms Pris inkl. moms Halvdag* 1875kr 2500kr Heldag** 2815kr 3750kr *Även vid bokning av 3h eller färre **4h eller fler Städning När grupprummet bokas ser Coor till att konferensrummet kontrolleras och städas före och efter bokningen. Om bokningen sträcker sig över flera dagar behöver man stämma av med gruppen hur de önskar göra med eventuell städning under pågående bokning. Städningen är redan inkluderad i konferensbokningspriset.

För grupper och konferenser finns möteslokalen Björken på våning 1 i Ski Lodge, Dalen. Vi har även ett grupprum på berget, läs om den här: Tallen Rutin - bokning av grupprum BILD?? Vad finns i grupprummet? 10 platser (MAX 30 personer pga brandskydd) 70 tums skärm med HDMI  Minidisplay-port  Konferenshögtalare Tillgång till Wi-Fi Vad finns inte?   Kopieringsmöjligheter finns inte i våra lokaler.   Vi erbjuder vanligtvis inte heller fika vid grupprummet utan fikan serveras i restaurangen.   Om gruppen önskar fika vid grupprummet – stäm av det med restaurangansvarig innan någonting lovas. Vilka tider går att boka? Man bokar alltid en heldag i r360 men gäst kan välja att nyttja grupprummet halv- eller heldag. Hur kommer man in i grupprummet? Det går ut som ett vanligt incheckningssms från kl. 12.00. Vill man ha tillgång tidigare - kontaktar man Gästservice som öppnar Livion-automaten. Viktigt Om gruppen är större & vill vara fler än rekommenderat i ett grupprum (vilket är ok). Informera att det blir väldigt varmt då ventilation inte är anpassad för så många. Sittningar Styrelse-sittning 10st   Priser   Pris exkl. moms Pris inkl. moms Halvdag* 1875kr 2500kr Heldag** 2815kr 3750kr *Även vid bokning av 3h eller färre **4h eller fler