📞 Ekonomiska listor (1518 & 2420)

Rutinen ska genomföras ca 1 gång i veckan

DEL 1 – Konto 1518

1. Exportera listan från R360

Steg 1 – Öppna rapporten

Logga in i R360 och navigera till:

Rapporter → Ekonomi → Öppen balans

Steg 2 – Välj konto och inställningar

Ange följande inställningar:

Konto: 1518
Avresedatum: Tre dagar tillbaka från dagens datum
Utdata: Excelfil

Klicka därefter på Starta.

Skärmbild

Steg 3 – Spara exportfilen

När dialogrutan för att spara filen öppnas sparar du exporten i följande mapp:

V:\Users\[DIN ANVÄNDARE]\Branäs Gruppen AB\Gemensam - Dokument\Karlstad\Gästservice\Admin\Ekonomiska listor\[ANLÄGGNING]\1518-export

Byt ut [DIN ANVÄNDARE] och [ANLÄGGNING] mot rätt uppgifter.

Spara filen med namn [Dagens datum] & [rapportens datum]
ex. [2026-10-27-2026-10-24]

Kontrollera att filen sparas i rätt anläggningsmapp.

3. Bearbeta exportfilen med makrot

Steg 4 – Öppna rätt Excel-fil

Gå till följande mapp:

C:\Users\[DIN ANVÄNDARE]\Branäs Gruppen AB\Gemensam - Dokument\Karlstad\Gästservice\Admin\Ekonomiska listor\[ANLÄGGNING]

Öppna filen för rätt anläggning:

BF 1518 för Branäs
KB 1518 för Kungsberget

Viktigt: Öppna Excel-filen direkt från Utforskaren, inte via webbläsaren.

Steg 5 – Kör makrot

När Excel-filen har öppnats:

Tryck på Alt + F8.
Markera rätt makro i listan om flera alternativ visas.
Klicka på Kör.
När dialogrutan öppnas bläddrar du fram till exportfilen från R360.
Markera filen och klicka på OK.

Makrot bearbetar nu exportfilen.

Steg 6 – Spara en säkerhetskopia

När makrot frågar var backup-filen ska sparas väljer du mappen för bakup/arkiv:

C:\Users\[DIN ANVÄNDARE]\Branäs Gruppen AB\Gemensam - Dokument\Karlstad\Gästservice\Admin\Ekonomiska listor\[ANLÄGGNING]\1518-arkiv

Spara backup-filen där.

4. Kontrollera nya bokningar

Steg 7 – Börja på flik 20

Gå till flik 20 i arbetsboken och kontrollera de nya bokningar som har tillkommit.

Om någon bokning har gått till inkasso ska detta hanteras genom att inkassoinformationen tas bort ur kundprofilen enligt den interna rutinen.

Kontrollera att rätt bokning och kundprofil hanteras innan du gör ändringar.

Steg 8 – Koda de nya bokningarna

Gå igenom de nya bokningarna och ange rätt statuskod enligt tabellen nedan.

Välj den kod som bäst motsvarar ärendets aktuella status.

Kod	Status	När används den?
1	Efterskottsfaktura skickad – ej förfallen	Fakturan är skickad, förfallodatumet har inte passerat och betalning inväntas.
2	Efterskottsfaktura skickad – förfallen och obetald	Fakturans förfallodatum har passerat och betalning saknas.
3	Återbetalning	Belopp ska återbetalas. Genomför återbetalningen eller efterfråga nödvändiga uppgifter från gästen. Lägg in ärendet i återbetalningsfilen.
4	Manuell kontering krävs	Ingen ytterligare kontering förväntas, men det finns fortfarande en obalans. Skicka ärendet till ekonomi för utredning.
5	Utredning	Ärendet behöver kontrolleras igen senare, exempelvis när en kontering förväntas genomföras vid ett senare tillfälle.
6	Utredning skidhyra	Händelseloggen visar information om At this point... Kontrollera med skidhyran eller utred om en rabattrad behöver läggas till för att nolla bokningen.
7	Lämnad till R360	Ärendet har lämnats vidare till R360 för hantering.
8	Agenter	Ärendet avser en agentbokning och ska hanteras enligt rutinen för agenter (betalning inkommer senare).
9	Registrerad hos inkasso	Ärendet har registrerats hos inkasso.
10	Hot om inkasso – betalningspåminnelse	Betalningspåminnelse/hot om inkasso har skickats.
20	Betald och klar	Ärendet är färdigbetalt och klart. Denna kod sätts även automatiskt när makrot körs, enligt nuvarande funktion.

Viktigt vid kodning

Kontrollera att statusen motsvarar det som faktiskt har hänt i ärendet.
Följ upp ärenden med kod 4, 5 och 6 tills de är utredda.
Genomför återbetalningar och registrera dem i återbetalningsfilen enligt ordinarie rutin.
Kontrollera att ärenden som lämnats vidare till R360 eller inkasso har rätt status.
Om du är osäker på vilken kod som ska användas, kontrollera ärendet innan du registrerar statusen.

DEL 2 – Konto 2420

5. Exportera listan från R360

Gör samma export från R360 som för konto 1518, men välj konto 2420 i stället.

Navigera till:

Rapporter → Ekonomi → Öppen balans

Ange följande:

Konto: 2420
Avresedatum: Tre dagar tillbaka från dagens datum
Utdata: Excelfil

Klicka på Starta och spara exportfilen i rätt anläggningsmapp för konto 2420.

Spara enligt tidigare export, men i 2420-mappe istället
Ange samma datum som namn

6. Hantera konto 2420 manuellt

För konto 2420 används inte makrot.

Gå igenom exportfilen manuellt och kontrollera de poster som behöver hanteras.

Ange rätt statuskod enligt samma kodlista som används för konto 1518.

Kontrollera särskilt:

om betalning har inkommit
om någon post behöver utredas
om en återbetalning ska genomföras
om någon post behöver skickas vidare till ekonomi eller annan ansvarig funktion

Listan för konto 2420 brukar innehålla få poster, men samtliga poster ska kontrolleras.

DEL 3 – Slutkontroll

7. Kontrollera att arbetet är klart

Innan du avslutar ska du säkerställa att:

☐ Rätt anläggning har hanterats.

☐ Konto 1518 har exporterats från R360.

☐ Makrot har körts på rätt Excel-fil.

☐ Backup-filen har sparats i mappen 1518-arkiv.

☐ Nya bokningar på flik 20 har kontrollerats.

☐ Samtliga nya bokningar har fått rätt statuskod.

☐ Eventuella inkassoärenden har hanterats enligt rutinen.

☐ Återbetalningar har genomförts eller lagts in för fortsatt hantering.

☐ Ärenden som kräver utredning har identifierats och skickats vidare vid behov.

☐ Konto 2420 har exporterats och kontrollerats manuellt.

☐ Inga poster har lämnats utan bedömning.

8. Upprepa för den andra anläggningen

När arbetet är klart för den ena anläggningen upprepar du hela processen för den andra.

Viktigt: Kontrollera alltid att du arbetar i rätt anläggningsmapp och med rätt Excel-fil.

Rutinen är klar när båda kontona, 1518 och 2420, har kontrollerats för både Branäs och Kungsberget.

Skicka påminnelse

Logga in i 360 och navigera till:

Rapporter → Ekonomi → Förfallna fakturor

Justera dokumenttyp till "Efterskottsfaktura", bocka i alla kontrakt och klicka i "inkludera endast fakturor med förfallodatum före". Välj ett datum ca 2 veckor tidigare än dagens datum.

Klicka i "Sänd påminnelser via e-post för de bokningar som har "faktura via e-post" påslaget"

Sätt påminnelsedatum fredag en vecka fram och starta rapporten.

Gå igenom rapporten och stäm av så att den stämmer med bokningsnumren i excel-filen.

Om det finns ytterligare bokningsnummer med i rapporten som inte ska ha en påminnelse så går man in på dem och klickar i "håll faktura". Därefter får man dra rapporten igen. Om rapporten ser rätt ut är det bara att skicka.

Var den här artikeln användbar?