Morgonrutinen består av fem delar.
* Obetalda onlinebokningar
* Walley pending
* Fakturering
* Skidata-laddningar
* Misslyckade liftkortsladdningar
______________________________________________________________________________________________________________________
Del 1 - Obetalda onlinebokningar
I denna del ser vi över om det är bokningar som påbörjats på hemsidan och sedan fastnat. Bokningar som har gjorts med en kod via vår hemsida dyker också upp här.
Gå in i R360 → rapporter → anpassade rapporter → välj ”obetalda onlinebokningar” i rullistan → Välj datum 3 dagar tillbaka (endast KB) → klicka på utför fråga & vänta.
Inga bokningsnummer?
Gå vidare till del 2.
Finns det bokningsnummer?
1. Kontrollera först noteringar, finns där någon kod?
* Om kod finns på noteringar, följ denna rutin.
2. Kontrollera händelseloggen (ctrl+H)
Om bokningen skapades för 1h sen eller längre = gå till walley och sök på bokningnumret.
Finns order inte i Walley? Avboka bokningen. Bokning → Avboka bokning → Avboka alla rader.
Finns order i Walley? - kontakta gästen för att se om dom önskar behålla bokningen.
* Vill gäst inte behålla bokning? Avboka bokningen. Bokning → Avboka bokning → Avboka alla rader.
* Gäst vill behålla bokningen → följ denna rutin.
Skapades bokningen för mindre än en timma sen? Gör ingenting. Troligtvis håller gästen fortfarande på att boka.
______________________________________________________________________________________________________________________
Del 2 - Walley pending
I denna del kollar vi alla bokningar som inte har valt ett betalsätt via walleylänken. Detta gäller endast länkar där gäst INTE ankommit ännu. Om gäst avrest, skicka INTE sms. Dessa hamnar på de ekonomiska listorna och hanteras efter en annan rutin.
Gå in i R360 → rapporter → anpassade rapporter → välj ”Walley PENDING” i rullistan → Välj datum 3 dagar bakåt och klicka på utför fråga & vänta.
Kontrollera följande i bokningarna för att se om det finns någon info till varför gästen inte betalat/valt betalsätt. Här behöver vi vara noggranna och följa upp vad som skett.
Om något ser konstigt ut, prata med en arbetsledare eller chef.
* Händelselogg (ctrl+H) - när skapades bokningen?
* Smslogg - när gick senaste smset iväg?
* Kontrakt - är det en fakturabokning?
* Noteringar (ctrl+E) - står det något relevant till betalningen i noteringarna?
Har det gått mer än 24h efter att första betalnings-smset gått iväg?
Avboka hela bokningen eller de artiklar/tillägg som inte är betalda.
Skicka en avbokningsbekräftelse samt ett avboknings-sms till gästen.
SMS → Välj bokningsmottagare → Välj mallen ''Sms påminnelse'' → Språk ''SE'' → Skicka
OBS! Är det en period som brukar vara fullbokad? Som t.ex mellandagar/nyår/vecka 7 och 8 - kontakta gäst via telefon innan avbokning genomförs.
Skickades smset under gårdagen men 24h har inte passerat?
Skicka en påminnelse - skicka en ny Walleylänk och påminnelse sms.
SMS → Välj bokningsmottagare → Välj mallen ''Avbokning'' → Språk ''SE'' → Skicka
Skickades smset idag? Gör ingenting.
Tänk på!
Vi ska inte sitta och skicka tiotals länkar till gästen. Alla länkar där gäst avrest hamnar på de ekonomiska listorna, men vi vill inte missa bokningar som skulle avbokas på grund av att gästen inte har gjort en inbetalning.
______________________________________________________________________________________________________________________
Del 3 - fakturering
I faktureringsdelen skickar vi ut bekräftelser till alla bokningar som har förändrats (där vi inte redan har skickat ut manuellt).
| 1. Gå till Parallels Client Ekonomiprogram och logga in. 2. Välj ''INV'' på dokumentyp. 3. Tryck GO När du ser en total i antalet fakturor kan du stänga programmet. Gå till våning 2 och kolla om det kommit ut några fakturor i skrivaren inne hos ekonomi. Kontrollera dessa bokningar. * Har en faktura mailats? Då kan du slänga pappret i vår återvinning. * Har fakturan inte mailats? Då skickas fakturan via postgång. |
 |
Får du felmeddelande med bokningsnummer? Kontrollera händelseloggen på bokningarna.
* Har en faktura skickats? Gör ingenting.
* Har ingen faktura skickats? Skicka en manuellt.
Om det visas ett felmeddelande under tiden som ekonomiprogrammet är i gång och du inte kan skicka en manuell bekräftelse eller ett felmeddelande som saknar bokningsnr, ta en skärmdump och maila till Gustav.
______________________________________________________________________________________________________________________
Del 4 - Skidata-laddningar
Alla liftkort som är bokat via r360 och som inte har aktiverats automatiskt ligger i denna lista. Vi behöver kontrollera varför liftkortsladdningarna inte har blivit aktiverade.
Gå till bokning → Skidata-aktivering→ Sök
Vi behöver nu gå in på varje bokning och kontrollera varför liftkortet inte blivit aktiverat.
* Finns det en notering med kod? Vad gäller koden för - kontrollera denna lista.
* Är det 0kr i bokningen och det ska vara så? (t.ex vid VIP-koder) - Aktivera laddningarna
* Är det en agentbokning? Aktivera laddningarna (agenter faktureras alltid i efterhand)
* Är bokningen inte betald? Kontakta gäst och sitt med dom när dom godkänner länken. Troligtvis kommer laddningarna att aktiveras automatiskt - om inte, aktivera laddningen när länken är godkänd.
* Är bokningen betald? (det finns inget belopp att betala) - Aktivera laddningarna
______________________________________________________________________________________________________________________
Del 5 - Kontrollera misslyckade laddningar i Ladda Admin
Vi kontrollerar liftkortsladdningar på något sätt inte gått igenom.
Gå till laddaliftkort.se admin → ”Liftkort” → ”felaktiga ordrar” och kontrollera listan.
Laddningar som inte gått igenom markeras med ett rött kryss och syns i listan, är listan tom finns inga
misslyckade laddningar.
Vad gör vi med misslyckade laddningar?
Kontrollera om det finns en betalning - sök på ordernumret i Walley
Finns det inte en betalning? Gör ingenting.
Finns det en betalning i Walley? Då behöver vi göra om laddningen enligt denna rutin.