Rutiner & Annat

  Branäs Kungsberget Vad? Skidskola 📞Växel: BF Skidskolan Arbetsledare Henrik Olsson Felicia Gustavsson Chef Aktivitet & Skidskola Oskar Petersson  📞Växel: KB Skidskolan   Skidlektioner, skidskoleförfrågan Aktivitet Arbetsledare Emilia Andersson Tjernlund Chef Aktivitet & Skidskola Oskar Petersson Sabina Svahn Skidlekis/aktiviteter/björnbusar Lift Arbetsledare Melker Rydhög Hugo Rydhög Alice Johnsson Chef Liftvärdar Jelena Avekvist Jenny Frank   Aktivitetsområde (Branäs- /kungsbergsvärdar) Karl Håkansson   Saft, ved* på grillplatser, sopor i skidområdet, skottning i skidområdet *Ej på camping, det gör bovärdar Boendeservice 📞Växel: BF Boendeservice 📞Växel: KB Boendeservice   Ägarservice 📞Växel: BF Ägarservice 📞Växel: KB Ägarservice   Logistik Växel: BF Logistik 📞Berg 📞Dal 📞Växel: KB Skidhyran/shop Utkörning av skidutrustning, linneset, (barnsäng & barnstol i Branäs) Skiduthyrning  Berg 📞Växel: BF Skidhyra Berg Dal 📞Växel: BF Skidhyra Dal 📞Växel: KB Skidhyran/shop Skidutrustning hämta själv Verkstad Växel: BF Skidhyra 📞Dal 📞Berg Felicia Björkskog 📞Växel: KB Skidhyran/shop   Skidpatrull 📞Växel: BF Jour Skidpatrull 📞Växel: KB Jour Skidpatrull Skada i backen (ej hembesök) Prao 1. info@branas.se 2. hr@branasgruppen.se 1. info@kungsberget.se 2. hr@branasgruppen.se Vid frågor/ansökninar om praktiskplats, hänsvisa till infomejl. Vidarebefodra sedan till HRs mejl.  Jobbansökningar Hemsidan "Jobba i Branäs" https://jobba.branas.se/ Hemsidan "Jobba i Kungsberget" https://jobba.kungsberget.se/ Alla jobbansökningar görs via hemsidorna.  Reklam/Sponsring 1. info@branas.se 2. Maja Ahlstrand maja.ahlstrand@branas.se 1. info@kungsberget.se 2. Linnéa Bäck linnea.back@kungsberget.se Hänvisa till infomejl sedan vidarebefodrar vi till anläggningarnas kommunikationsansvarig om det är intressant. 

Så arbetar vi med sociala medier Solen skiner alltid på våra sociala medier! 🌞 GUIDE Facebook-policy Business Suite Snabbsvar Vårt förhållningssätt * Solen skiner alltid på sociala medier – bemöt gästen positivt. * Bekräfta alltid gästen, visa att du har läst och förstått det gästen skriver. * Ta inte kritik personligt – det handlar sällan om dig. * Gläds åt beröm, just ditt svar kan bidra till att förstärka en positiv upplevelse. Fråga din arbetsledare om du är osäker. Hantering av kommentarer * Vi döljer bara inlägg som är skräp, personliga påhopp eller riskerar att skada företaget. Är du osäker: ta kontakt med arbetsledare. * Vid missnöje – för över samtalet till privata kanaler (dm, mejl eller telefon). Exempel på svar: Hej [namn], tråkigt att din upplevelse inte blev som vi önskat. Kontakta oss gärna via DM eller mejla oss så kan vi hjälpa dig vidare. Tack för att du ger oss möjlighet att förbättras. Hälsningar, [ditt namn] Arbetsrutiner * Kolla sociala medier morgon, förmiddag, eftermiddag & kväll * Gilla kommentarer och stories * Svara på frågor i kommentarsfält * Besvara meddelanden * Hantera recensioner Viktigt att komma ihåg * På Facebook: länka direkt till hemsidan. * På Instagram: hänvisa till hemsidan - länkar fungerar inte på instagram. * Du representerar alltid företaget i dina svar. * Läs gärna igenom guiden och Facebook-policyn regelbundet. Stöd och resurser * Frågor? Kontakta i första hand Jelena eller Gustav, därefter Carro. * Snabbsvar finns här. * Facebook och Instagram hanteras via Meta Business Suite: https://business.facebook.com/latest/home * På Facebook används samma inloggning för båda anläggningarna – växla enkelt mellan dem. * Inlogg - fråga arbetsledare. Inlogg: alvarkuling Lösen: tryggtlättroligtpersonligt Lösenordet behöver skrivas in manuellt - fungerar ej att kopiera.  mattias.wallenberg eller info@branas.se är mejladresserna dit återställning av lösenord skickas

Snögaranti BF Snögaranti KB

Veckobrev 25/26 Hoppas att ni som var på studiebesök i Kungsberget hade riktigt fina dagar tillsammans och att ni tyckte det var lärorikt (även om det är mycket tid i bil) – och stort tack för en jättetrev… Gå till denna Sway           Veckobrev vecka 47 ÄNTLIGEN har kylan kommit, både här i Karlstad men framförallt i Branäs och Kungsberget. Kylan innebär att vi ligger bra till med snötillverkningen, vilket bådar gott för premiären den 12 d… Gå till denna Sway       Veckobrev vecka 46 Hjälp vad tiden går fort, men det är väl så när man har roligt :) Andra utbildningsgruppen har nu gjort klart sin utbildning och är redo för "vanligt" arbete kommande veckor. Kom ihåg att d… Gå till denna Sway     Veckobrev vecka 44 Första utbildningsgruppen har nu avslutat sina två veckor av utbildning – och det med bravur! Stort tack till alla som varit delaktiga och bidragit till en riktigt bra start. Gå till denna Sway      

Varje dag Öppning Ansvar ligger på den som öppnar * Kontrollera avbokningar: rutin * Betalning, liftkort, fakturering + in- & utcheckning: rutin Rabattkoder BF-KB: Sommar 26 Rabattkoder KB: Vinter 26-27 Rabattkoder BF: Vinter 26-27 Från 10.45 Al fördelar uppgift * No show från gårdagen: rutin Under dagen AL fördelar uppgift * Kontrollera telefonnummer: rutin Stängning  Ansvar ligger på den som stänger *  Kontrollera betaljournal, utchecknings-sms & bokningar utan kundnummer: rutin Varje bytesdag Från 10.30-12.00 Al fördelar uppgift * Checka ut gäster + ägarbokningar med avresa på dagens datum: rutin Från 11.30 Al fördelar uppgift * Kontakta gäster som inte lämnat tillbaka sina nycklar: rutin Från 12.00 Al fördelar uppgift * Smslogg & ej genererade koder: rutin - ej helt klar Andra länkar Rutiner och mallar på Gemensam Äldre rutiner Morgonrutin Kvällsrutin Ankomstrutiner Utcheckning Noshow Flödesschema

Rutin för presentkort (skapa, ta emot/betalslå)   OBS! Hela beloppet angivet på presentkortet ska användas vid samma tillfälle Branäs presentkort kan inte användas i restaurangerna   Listor BF Gratis presentkort Gratis BG 0000 BF Köpta presentkort Köpta BK 0000 KB Gratis presentkort Gratis KG 0000 KB Köpta presentkort Köpta KK 0000     Mallar 2026 Sommar ☀️ 2026 Sommar ☀️ 26-27 Vinter ❄️ 26-27 Vinter ❄️   Har man rätt att få växeln i kontanter? Du kan inte lösa in presentkort eller tillgodokvitton och få kontanter istället. Du kan inte heller räkna med att få kontanter i växel om du handlar för mindre än vad du har till godo. Det är upp till butikerna att bestämma vad som gäller för deras presentkort och tillgodokvitton.  Kom ihåg att ett presentkort eller ett tillgodokvitto är en värdehandling på samma sätt som pengar. Om du tappar bort det har du inte rätt att få ett nytt av butiken.

Om gondolen stannat, se rutin här för samtal via Branäs Nöd Gondol  När Karlstad får information om strömavbrott (eller annat problem) som inte gått ut via driftavvikelser: Förenklat flödesschema – Driftavvikelser Branäs 1. Informera AL och Chef – Berätta vad ni fått in för information. 2. AL/Chef beslutar – Ska vi skicka ut information i driftavvikelser? – Ja: gå vidare. – Nej: avvakta. 3. Skicka första mejlet – Till: grp-DriftavvikelseSommar@BranasGruppen.onmicrosoft.com – Kort beskrivning (ex: ”Karlstad strömlöst” eller ”Strömlöst i Orren”). 4. Längre avbrott på anläggningen? – Ja: Gästservice kontaktar berörda gäster. 5. Avbrott i Karlstad? – Ta reda på mer information. – Skicka mejl nummer två med en prognos. 6. När problemet är löst: – Skicka mejl nummer tre där ni bekräftar att problemet är åtgärdat. 1. Första driftavvikelse-mejlet kommer – Till: grp-DriftavvikelseSommar@BranasGruppen.onmicrosoft.com – Från ansvarig, t.ex.: * Lift: Driftledare * Skiduthyrning: Chef * Restaurang: Chef * – Gästservice informerar inringande gäster: ”Vi har en avvikelse och jobbar på problemet.” 2. Invänta mejl nummer två – Gästservice bedömer om gäster behöver kontaktas. 3. Om gäster ska kontaktas: – Skicka SMS via R360 – Ta hjälp av AL eller Chef vid behov. 4. När problemet är avhjälpt: – Skicka ett nytt SMS med att allt är löst.  

Företag och grupper kan använda sig av betalsättet E-Faktura. Vi älskar E-Faktura ❤️ - och det är viktigt att man väljer det "E-Faktura"-kontraktet från början. Är personen i telefon osäker, välj då hellre "E-Faktura"-kontrakt då vi kan ändra det till ett vanligt i efterhand men inte tvärtom.  Från företaget behöver vi följande: 1. Organisationsnummer 2. GLN-nummer / Peppol ID 3. Referens I Org. nr kan vårt kundnummer stå - men lägg in företagets i den gulmarkerade rutan.  Klicka dig in på de tre prickarna mellan "Fakturaadress" och "Kategori 1". I den vyn, fyll i antingen GLN nr. eller Peppol ID. Välj "Spara" och stäng kundprofilen.  Skicka sedan E-faktura via "Skriv faktura" och "Skriv ut". För att kontrollera att den gått iväg ordentligt 1. Dubbelkolla i händelseloggen. 2. Det ska visas ett T i marginalen i Debiteringsinfo - Info 

Walley - vårt främsta betalsätt En betalning genom Walley görs genom att klicka på Walley-knappen och därefter "skicka". Gäst får då ett sms med en länk, denna länk klickar gäst på och godkänner bokningen alltså väljer ett betalsätt. Betalsätten inom Walley är bland annat banköverföring, kortbetalning, kreditkort, swish och Walleys delbetalning eller 30-dagars faktura. Om du är osäker på hur hela händelseförloppet ser ut, testboka!   Hur vet vi om gäst betalat eller inte genom Walley?  I r360 "ser det ut" att vara betalt. Vi får en kredit från Walley när gäst fullföljer länken och denna går in som en "Walley-inbetalning". Observera att det är inte alltid det innebär att gäst faktiskt gjort en inbetalning. Detta håller gästen koll på själv genom sitt inlogg på Walleys hemsida alternativt genom deras app.    Vi kan inte säga till gäst att det ser betalt ut bara för att vi ser att ett belopp är betalt till fullo i r360 p.g.a. krediten fr. Walley.   Återbetalning via Walley Återbetalning sker inom 14 dagar. Vid faktura genom Walley kan de komma att kontakta gästen för kompletterande uppgifter. Be dem hålla koll i sin mail samt skräppost. Vid andra frågor om återbetalningen, be gästen kontakta Walley (010-161 01 00 eller hello@walley.se).   Vilka gäster kan betala med Walley? Vi godkänner kortköp för utgivna kort inom EU/EEA (+Storbritannien)   För att skicka länk till gäst fr. utlandet:  Ändra land till gästens land under bokn.nr. i r360   Ändra även land i gästens kundprofil. Se även till att ange rätt landskod på telefonnumret     OCR - BR/KB egna faktura Gäst betalar genom BankGiro och anger sitt OCR-nummer vid betalning genom sin bank. Det kan ta upp till 3 dagar innan vi ser betalningen.   Återbetalning OCR - BR/KB egna faktura 1. Kolla i kassavyn (F3), står det OCR betalning? Om så, ta följande uppgifter:  Återbetalningsformulär   Clearing- och kontonummer (utan mellanslag och bindestreck):   Bank:   Kontoinnehavare:   Boknings- eller ordernummer:   Iban & Swift (endast vid utlandsåterbetalningar):   2. Fyll i excellen som finns här under rätt anläggning och blad (kontouppg./plus- eller bankgiro/utlandsåterb.) 3 . Notera på bokn. (ctrl+e) att du lagt in gästens bokning för återbet. i excelfilen + datum 4. Nu tar det upp till 14 dagar för gäst att se pengarna på sitt konto.    Kontant Vi tar inte emot kontanter.   Presentkort När vi skapar eller mottar ett presentkort från gäst. Rutin finns HÄR    Byta betalsätt Om gäst önskar att byta betalsätt från Walley till vår egen faktura behöver vi boka om bokningen till ett nytt bokningsnummer. Skicka då inte Walley utan endast faktura. Annars dyker denna bokning upp på vår morgonrutin. Ändra kontraktet i bokningen från Standard till Faktura BR. Vi gör inte detta i första hand efter som vi helst vill använda oss av Walley.     E-Faktura Erbjuder vi till grupper och företag. Se rutin HÄR 

Flytta fram förfallodatum När gästerna väljer "Faktura BR"-kontrakt och gäst bokar 59-15 dagar till ankomst behöver man ändra förfallodatum i r360.  1. Kontrollera kontraktet och när gäst bokade.  2. Gå till Debiteringsinfo -> Förfallodatum  3. Välj sätt fram FF på Anm. Avg och Bet.2.  4. Sätt datum och skriv ny faktura som vi skickar till gäst  

Vid bokningar i r360 fyller vi i ålder på boendegästerna. Det här för att kunna följa statistik och säkerhetsskäl.  C5 C1 C2 18 + år 0-6 år  7 - 17 år I vyn när man bokar boende På boenderaden i bokningen

* Man får endast boka utanför en boendeperiod om det sker inom samma period. Exempel: Man kan inte boka tis–fre om det bryter två boendeperioder. * Vi kan bryta boendeperiod och boka om utan att informera Coor fram till 23.59 dagen innan ankomst. Branäs Kungsberget Kontakta Coor om gästen har bokat sänglinne/handdukar i Lodgerna Kontakta ALLTID Boendeservice om det är ankomst samma dag * Gästen får ankomst-SMS och hämtar sin fysiska nyckel i nyckelautomaten eller får kod som vanligt. BRYTA PERIOD - NY BOKNING (2–4 NÄTTER) Vi kan endast bryta en boendeperiod i taget.  Branäs Kungsberget Boka 3 dagar innan enligt pris i R360. Sön–tors: 3 dagar innan, pris enligt R360 Tors–sön 3 dagar innan, pris enligt R360 (Ej vecka 8-9)   -------------------------------------------------------------------------------- LÄGGA TILL 1 NATT PÅ BEFINTLIG BOKNING * Samma boende ledigt: Förläng raden, pris enligt R360 (gäst betalar mellanskillnad). * Inte ledigt: Boka nytt 1-dygnsboende, sätt pris = 2-nätterspris i R360. Branäs Kungsberget Vi kan boka in detta tidigast 3 dagar innan ankomst eller avresedag beroende på vilken natt de vill lägga till. Gäst betalar mellanskillnad. Sön–tors: 3 dagar innan ankomst eller avresedag beroende på vilken natt de vill lägga till, pris enligt R360. Tors–sön 3 dag innan ankomst eller avresedag beroende på vilken natt de vill lägga till. (Ej vecka 8-9)   Gäst betalar mellanskillnad.    -------------------------------------------------------------------------------- BOKA ENDAST 1 NATT - NY BOKNING Vårt minimipris för en natt är alltid 2-nattspris. Branäs Kungsberget Kan bokas 3 dagar innan. Sön–tors (ej v.8–9): 3 dagar innan Tors–sön: 3 dagar innan. (Ej vecka 8-9) Se ytterligare information här

IF METALL - SE RUTIN HÄR    Innehållsförteckning 1. Rabattera tillägg (skidhyra/liftkort/skidskola) 2. Rabattera boende där ägaren ska stå för kostnaden 3. Rabattera annanägt boende där BG/BF/KB ska stå för kostnaden 4. Branäs egna rutin   1. Rabattera tillägg (skidhyra/liftkort/skidskola) 1. Gå till R360 -> Ny rad och sök i pool-fältet på "RAB".  Du får då upp de olika rabattpoolerna vi har. Välj en som passar till det du ska ge rabatt på, är du osäker? Fråga din närmaste chef. * Rabatt skidhyra, välj poolen "RABATT SKIDHYRA" * Rabatt liftkort, välj poolen "RABATT LIFTKORT" * Rabatt skidskola, välj poolen "RABATT SKIDSKOLA"   2. Fyll i rabatten (kom ihåg ett minustecken framför) och spara. 3.  Lägg en notering på rabattraden om varför en rabatt finns på bokningen (exempelvis en kompensation eller dylikt)      2. Rabattera boende där ägaren ska stå för kostnaden 1. Klicka på boenderaden 2. Fyll i procentuellt eller manuell rabatt här  3. Notera på boenderaden vad rabatten gäller för     3. Rabattera på boendet där BG/BF/KB ska stå för kostnaden Rabattera/kompensera för något som rör boendet där BG/BF/KB ska stå för kostnaden: * Om BG/BF/KB ska stå för rabatten/kompensationen gällande boendet lägger vi in en rabatt genom poolen "KOMPENSATION". Skriv in ett minuspris i "á pris"-rutan.   Om rabatten/kompensationen gäller städning i boendet där BG/BF/KB ska stå för kostnaden gäller följande: * Finns inget städ i bokningen - använd poolen "KOMPENSATION". * Finns städ i bokningen – rabattera/nolla städpoolen. Obs, viktigt att boka av Rut! * Lägg alltid en notering om anledning till avdraget. Noteringen ska ligga på städ-raden.   4. Branäs egna rutin Branäs egen rutin för kompensation gällande städning i boende

I r360: Välj Reception -> Städstatus   I rutan som öppnas kan du söka på enhet direkt i den gulmarkerade rutan, eller bläddra i listan: Högerklicka på den enhet ni vill städmarkera och välj Ren

Efter sista januari går det inte längre att ansöka om RUT hos Skatteverket för föregående år. ex. efter 2026-01-31 går det inte längre att ansöka om RUT för städning som utfördes under 2025. Om gäst återkommer pga efterskottsfaktura eller dylikt så är det för sent. Vid bokning av slutstäd kan man lägga till RUT-avdrag - om man är folkbokförd och skattar i Sverige. Det här ger en 50 % avdrag på kostanden. RUT-avdraget måste vara bokat och betalat samma år som utförandet, med undantag för januari - det kan bokas i december.    Gäst bokar RUT Gäster kan själva boka till RUT i samband med boende bokningen eller i efterhand via Mina Sidor. Då visas följande meddelande:    Lägga till RUT i r360 Dubbelkolla så att RUT-avdraget är korrelerar med slutstädet och är i samma detaljgrupp. Se exemplet nedan - STÄDBERG3 hör ihop med STÄDAVDBERG3   Högerlicka på AVDragsraden och välj skapa notering. Skriv in personnumret (20040706-XXXX) på RUT-avdragets detaljrad som notering, inget annat.   RUT - Snabb förklarat "RUT är en förkortning på rengöring, underhåll och tvätt. Rutavdraget är ett skatteavdrag som innebär att du som privatperson betalar 50 % av arbetskostnaderna för hushållsnära tjänster. Dessa kan vara flyttjänster, städning, reparationsarbeten eller underhåll av vitvaror – i eller i anslutning till hemmet." - Nordea

Den här rutinen beskriver hur underlag för RUT-avdrag hämtas från R360, kontrolleras med hjälp av VBA-makron, konverteras till XML-filer och skickas in till Skatteverket. Rutinen ska genomföras separat för Branäs och Kungsberget. NÄR SKA RUTINEN GENOMFÖRAS? RUT-ansökningar hanteras två gånger per månad: * Period 1: den 1–15 - görs efter den 15:e * Period 2: den 16–månadens sista dag - görs efter månadens sista dag Exempel för april 2026: * 260401-260415 * 260416-260430 -------------------------------------------------------------------------------- DEL 1 – HÄMTA UNDERLAGET FRÅN R360 1. ÖPPNA RAPPORTEN Gå till: R360 → Rapporter → Anpassade rapporter 2. VÄLJ RÄTT RAPPORT Välj rapporten: RUT-avdrag, sortering personnummer + bokningsnummer 3. ANGE RÄTT PERIOD Ändra datumen så att rapporten omfattar den period som ska hanteras. Exempel: * Från och med: 2026-04-01 * Till och med: 2026-04-15 Klicka därefter på Utför fråga. 4. EXPORTERA RAPPORTEN När resultatlistan har laddats klickar du på: Spara resultat till fil 5. SPARA EXPORTFILEN Spara filen i följande mappstruktur: This PC C (\\TSCLIENT) Users [din användare, brn-****] Branäs Gruppen AB Gemensam - Dokument Karlstad Gästservice Admin RUT-ansökningar [anläggning] [år] [månad] [period] Periodmappen ska namnges enligt formatet: ÅÅMMDD-ÅÅMMDD Exempel: 260401-260415 Finns inte mappen för perioden skapar du en ny. Döp exportfilen enligt samma format: 260401-260415 Spara filen i periodens mapp. KONTROLLPUNKT Kontrollera att: * rätt anläggning har valts * rätt år och månad har valts * rätt periodmapp har valts * filnamnet motsvarar perioden * originalfilen från R360 finns kvar oförändrad -------------------------------------------------------------------------------- DEL 2 – KONTROLLERA PERSONNUMMER OCH KOMPLETTERA UPPGIFTERNA 6. ÖPPNA MAPPEN MED MAKRON Navigera till: C:\Users\brn-****\Branäs Gruppen AB\Gemensam - Dokument\Karlstad\Gästservice\Admin\RUT-ansökningar\Makro 7. STARTA DET FÖRSTA MAKROT Öppna: 1. Kontrollera personnummer och fyll i data Makrot öppnar en dialogruta där du ska välja vilken fil som ska behandlas. 8. VÄLJ EXPORTFILEN FRÅN R360 Navigera till den periodmapp där du sparade exportfilen från R360. Markera filen och klicka på Öppna. Makrot börjar nu kontrollera och bearbeta uppgifterna. 9. SPARA DEN BEARBETADE FILEN När bearbetningen är klar öppnas en ny dialogruta där du får välja var Excel-filen ska sparas. Spara filen i samma periodmapp som exportfilen från R360. Använd samma periodnamn, exempelvis: 260401-260415 Kontrollera att filtypen är en Excel-fil. 10. ÖPPNA OCH GRANSKA RESULTATET Den nya Excel-filen innehåller bland annat: * bokningsnummer * personnummer * betalningsdatum * städpool * arbetskostnad * betalt belopp * begärt belopp * antal arbetade timmar * status * kommentar Rader med status OK är godkända av makrots kontroller. Röda rader behöver kontrolleras och hanteras manuellt innan filen kan konverteras till XML. -------------------------------------------------------------------------------- DEL 3 – HANTERA RÖDA RADER DUBBLETT Statusen innebär att samma personnummer förekommer på flera rader i underlaget. Kontrollera först om raderna avser samma personnummer Om raderna avser samma personnummer ska de normalt sammanställas till en rad innan XML-filen skapas. Vid sammanslagning ska följande räknas ihop: * pris för arbete * betalt belopp * begärt belopp * antal arbetade timmar Kontrollera att de sammanslagna beloppen stämmer mot originalunderlaget och bokningen. Radera därefter de överflödiga raderna så att endast den sammanställda raden finns kvar. -------------------------------------------------------------------------------- SAKNAR PERSONNUMMER Öppna bokningen i R360 och kontrollera noteringarna på raden för RUT-avdrag. Hämtningen kan bli fel om: * det finns annan text tillsammans med personnumret * flera personnummer eller noteringar finns på samma rad * personnumret är skrivet i ett avvikande format * det finns extra tecken eller information före eller efter personnumret Om ett korrekt personnummer finns i bokningen eller noteringen: 1. Kopiera personnumret. 2. Klistra in det i Excel-filen. 3. Kontrollera att personnumret tillhör rätt gäst. 4. Ändra statusen till OK när uppgiften är kontrollerad. Om personnummer saknas helt ska gästen kontaktas. Avvakta med att skicka in till Skatteverket tills korrekt personnummer har kommit in. Om det är bråttom kan du istället spara den ofullständiga raden i ett annat dokument för att kunna skicka in de resterande ansökningarna. -------------------------------------------------------------------------------- OGILTIGT PERSONNUMMER Kontrollera bokningen och jämför personnumret mot gästens uppgifter eller noteringen om RUT-avdrag. Vanliga orsaker är: * felskriven siffra * felaktigt födelsedatum * ofullständigt personnummer * samordningsnummer eller utländskt identitetsnummer Korrigera personnumret om det går att säkerställa vad som blivit fel. Om det inte går att säkerställa ska gästen kontaktas innan ansökan skickas in. Skatteverkets e-tjänst kontrollerar bland annat att köparens personnummer är formellt korrekt och att köparen fyller minst 18 år under betalningsåret. -------------------------------------------------------------------------------- OKÄND POOL Statusen innebär att städpoolen inte finns registrerad i makrot. Gör följande: 1. Kontrollera att poolnamnet är korrekt och inte innehåller något skrivfel. 2. Kontrollera om poolen är ny. 3. Jämför arbetspriset med motsvarande befintliga städpooler. 4. Ange rätt antal arbetade timmar. 5. Ändra statusen till OK när uppgiften har kontrollerats. 6. Meddela Gustav vilken pool som saknas och hur många timmar den ska ha, så att makrot kan uppdateras. Gissa inte antal timmar om det inte finns en tydlig jämförbar pool. Kontrollera i så fall uppgiften med Amanda/COOR. -------------------------------------------------------------------------------- MANUELL Statusen innebär att poolen finns i makrot men att antalet timmar inte kan fyllas i automatiskt. Exempelvis STÄDAVDPERSBO. Kontrollera bokningen eller aktuellt underlag och ange det faktiska antalet arbetade timmar manuellt. Skatteverket kräver att faktiskt antal arbetade timmar anges, även när tjänsten har sålts till fast pris. Ändra statusen till OK när uppgiften är kontrollerad och kompletterad. -------------------------------------------------------------------------------- DEL 4 – SLUTKONTROLL AV EXCEL-FILEN Innan filen stängs ska samtliga rader kontrolleras. Kontrollera att: * inga röda rader återstår * samtliga personnummer är korrekta * dubbletter har granskats * varje betalning endast förekommer en gång * betalningsdatumen ligger inom rätt period * betalningsdatumen inte ligger i framtiden * samtliga rader gäller samma betalningsår * rätt antal arbetade timmar har angetts * arbetskostnad, betalt belopp och begärt belopp stämmer * material och övriga kostnader är korrekt angivna * statusen är OK på samtliga rader som ska skickas in * inga tomma extrarader finns mitt i underlaget Skatteverket kontrollerar bland annat att: * begärt belopp inte är högre än betalt belopp * betalt belopp och begärt belopp tillsammans inte är högre än arbetskostnaden * betalningsdatumet inte ligger efter ansökningsdatumet * alla köpare i samma fil tillhör samma betalningsår * arbetade timmar och materialkostnad har angetts för minst ett arbetsområde Spara och stäng Excel-filen när kontrollen är klar. -------------------------------------------------------------------------------- DEL 5 – SKAPA XML-FILER 11. ÖPPNA DET ANDRA MAKROT Navigera tillbaka till mappen: C:\Users\brn-****\Branäs Gruppen AB\Gemensam - Dokument\Karlstad\Gästservice\Admin\RUT-ansökningar\Makro Öppna: 2. Konvertera till XML – 100 st per dok 12. VÄLJ DEN KONTROLLERADE EXCEL-FILEN Navigera till periodmappen och välj Excel-filen som du precis har kontrollerat och sparat. Klicka på Öppna. Makrot genomför en sista kontroll av underlaget. Om något fortfarande är fel visas ett meddelande som beskriver vad som behöver korrigeras. Stäng då meddelandet, öppna Excel-filen, rätta felet och kör makrot igen. 13. VÄLJ VAR XML-FILERNA SKA SPARAS Om kontrollen godkänns öppnas en dialogruta där du får välja var filerna ska sparas. Välj samma periodmapp som används för övriga filer. 14. VÄNTA TILLS KONVERTERINGEN ÄR KLAR Låt makrot arbeta färdigt. När konverteringen är klar visas ett meddelande med hur många XML-filer som har skapats. Filerna numreras löpande, exempelvis: 260401-260415.1.xml 260401-260415.2.xml 260401-260415.3.xml Makrot delar upp underlaget eftersom en XML-fil till Skatteverket får innehålla maximalt 100 köpare. KONTROLLPUNKT Kontrollera att: * XML-filerna ligger i rätt periodmapp * numreringen börjar på .1 * numreringen är sammanhängande * antalet XML-filer stämmer mot makrots meddelande * inga äldre XML-filer från en tidigare körning ligger kvar med samma namn Om makrot har körts flera gånger bör gamla XML-filer tas bort eller flyttas innan den slutliga körningen. Detta minskar risken för att fel version laddas upp. -------------------------------------------------------------------------------- DEL 6 – SKICKA IN FILERNA TILL SKATTEVERKET 15. LOGGA IN PÅ SKATTEVERKET Logga in på Skatteverkets webbplats med rätt behörighet. Välj rätt företag eller anläggning och gå till: Rot och rut → Rot och rut – företag → Till e-tjänsten Kontrollera att du är inloggad för rätt organisationsnummer innan någon fil laddas upp. 16. VÄLJ FILÖVERFÖRING Välj alternativet för att importera eller begära utbetalning via fil. Skatteverkets e-tjänst använder XML-filen för att automatiskt fylla i uppgifterna i ansökan. 17. LADDA UPP DEN FÖRSTA XML-FILEN Klicka på Välj dokument eller dra filen till uppladdningsfältet. Börja med filen som slutar på: .1.xml Exempel: 260401-260415.1.xml 18. KONTROLLERA FILEN Klicka på Nästa. Skatteverket kontrollerar filens innehåll. Om filen innehåller ett fel visas ett meddelande. Läs felmeddelandet noggrant och avbryt inskickningen tills uppgiften har kontrollerats. Skatteverket kan även reagera om ett dokument med samma namn laddas upp. Ladda inte upp filen på nytt utan att först kontrollera om den tidigare ansökan faktiskt skickades in. 19. GRANSKA UPPGIFTERNA När filen har godkänts går du vidare och kontrollerar att: * rätt organisationsnummer visas * rätt period och betalningsår används * rätt antal personer har importerats * totalsummorna verkar rimliga * kontaktuppgifterna är korrekta Klicka därefter på Nästa. 20. ANGE KONTAKTUPPGIFTER Kontrollera eller fyll i kontaktuppgifterna. Klicka på Nästa. 21. SKRIV UNDER OCH SKICKA IN Markera rutan: Jag har granskat att uppgifterna stämmer Klicka sedan på: Skriv under och skicka in Legitimera dig med BankID. Kontrollera att du får en bekräftelse på att ansökan har skickats in. 22. LADDA UPP RESTERANDE XML-FILER Gå tillbaka och ladda upp nästa fil: .2.xml Fortsätt därefter med .3.xml, .4.xml och så vidare tills samtliga filer har skickats in. Upprepa hela inskickningsprocessen för varje fil. Markera gärna filerna i en checklista efter hand så att ingen fil missas eller skickas in två gånger. -------------------------------------------------------------------------------- DEL 7 – DOKUMENTERA ATT ANSÖKAN ÄR INSKICKAD När samtliga filer har skickats in ska det bockas för i Plannern Gör även mappen grön i filutforskaren om allt gick okej och ingen åtgärd behöver göras i efterhand (exempelvis personnummer som saknas osv) -------------------------------------------------------------------------------- DEL 8 – UPPREPA FÖR NÄSTA ANLÄGGNING När hela processen är klar för den första anläggningen upprepas rutinen för den andra anläggningen. Kontrollera särskilt att du byter till: * rätt rapportunderlag * rätt anläggningsmapp * rätt organisationsnummer hos Skatteverket Blanda aldrig Branäs och Kungsberget i samma Excel- eller XML-fil. -------------------------------------------------------------------------------- SLUTLIG CHECKLISTA R360 OCH EXPORT ☐ Rätt anläggning vald ☐ Rätt rapport vald ☐ Rätt datumperiod angiven ☐ Exportfilen sparad i rätt periodmapp ☐ Filen har rätt namn EXCELKONTROLL ☐ Samtliga röda rader hanterade ☐ Personnummer kontrollerade ☐ Dubbletter granskade och vid behov sammanslagna ☐ Betalningsdatum kontrollerade ☐ Pooler och arbetade timmar kontrollerade ☐ Beloppen stämmer ☐ Samtliga rader som ska skickas har status OK ☐ Excel-filen är sparad och stängd XML-FILER ☐ XML-filerna har skapats utan felmeddelanden ☐ Filerna ligger i rätt periodmapp ☐ Numreringen är sammanhängande ☐ Antalet XML-filer stämmer ☐ Inga gamla eller felaktiga XML-filer finns kvar SKATTEVERKET ☐ Rätt organisation vald ☐ Samtliga XML-filer uppladdade ☐ Varje fil har granskats ☐ Samtliga filer har skrivits under och skickats in ☐ Bekräftelse har mottagits för varje inskickning ☐ Kvittens och dokumentation har sparats SLUTKONTROLL ☐ Branäs är färdigbehandlat - bocka i planner ☐ Kungsberget är färdigbehandlat - bocka i planner ☐ Eventuella kvarstående bokningar är dokumenterade ☐ Nästa ansökningsperiod är noterad KLART

Rutinen ska genomföras ca 1 gång i veckan -------------------------------------------------------------------------------- DEL 1 – KONTO 1518 1. EXPORTERA LISTAN FRÅN R360 STEG 1 – ÖPPNA RAPPORTEN Logga in i R360 och navigera till: Rapporter → Ekonomi → Öppen balans STEG 2 – VÄLJ KONTO OCH INSTÄLLNINGAR Ange följande inställningar: * Konto: 1518 * Avresedatum: Tre dagar tillbaka från dagens datum * Utdata: Excelfil Klicka därefter på Starta.   STEG 3 – SPARA EXPORTFILEN När dialogrutan för att spara filen öppnas sparar du exporten i följande mapp: V:\Users\[DIN ANVÄNDARE]\Branäs Gruppen AB\Gemensam - Dokument\Karlstad\Gästservice\Admin\Ekonomiska listor\[ANLÄGGNING]\1518-export Byt ut [DIN ANVÄNDARE] och [ANLÄGGNING] mot rätt uppgifter. Spara filen med namn [Dagens datum] & [rapportens datum] ex. [2026-10-27-2026-10-24] Kontrollera att filen sparas i rätt anläggningsmapp. -------------------------------------------------------------------------------- 3. BEARBETA EXPORTFILEN MED MAKROT STEG 4 – ÖPPNA RÄTT EXCEL-FIL Gå till följande mapp: C:\Users\[DIN ANVÄNDARE]\Branäs Gruppen AB\Gemensam - Dokument\Karlstad\Gästservice\Admin\Ekonomiska listor\[ANLÄGGNING] Öppna filen för rätt anläggning: * BF 1518 för Branäs * KB 1518 för Kungsberget Viktigt: Öppna Excel-filen direkt från Utforskaren, inte via webbläsaren.   STEG 5 – KÖR MAKROT När Excel-filen har öppnats: 1. Tryck på Alt + F8. 2. Markera rätt makro i listan om flera alternativ visas. 3. Klicka på Kör. 4. När dialogrutan öppnas bläddrar du fram till exportfilen från R360. 5. Markera filen och klicka på OK. Makrot bearbetar nu exportfilen.   STEG 6 – SPARA EN SÄKERHETSKOPIA När makrot frågar var backup-filen ska sparas väljer du mappen för bakup/arkiv: C:\Users\[DIN ANVÄNDARE]\Branäs Gruppen AB\Gemensam - Dokument\Karlstad\Gästservice\Admin\Ekonomiska listor\[ANLÄGGNING]\1518-arkiv Spara backup-filen där. -------------------------------------------------------------------------------- 4. KONTROLLERA NYA BOKNINGAR STEG 7 – BÖRJA PÅ FLIK 20 Gå till flik 20 i arbetsboken och kontrollera de nya bokningar som har tillkommit. Om någon bokning har gått till inkasso ska detta hanteras genom att inkassoinformationen tas bort ur kundprofilen enligt den interna rutinen. Kontrollera att rätt bokning och kundprofil hanteras innan du gör ändringar.   STEG 8 – KODA DE NYA BOKNINGARNA Gå igenom de nya bokningarna och ange rätt statuskod enligt tabellen nedan. Välj den kod som bäst motsvarar ärendets aktuella status. Kod Status När används den? 1 Efterskottsfaktura skickad – ej förfallen Fakturan är skickad, förfallodatumet har inte passerat och betalning inväntas. 2 Efterskottsfaktura skickad – förfallen och obetald Fakturans förfallodatum har passerat och betalning saknas. 3 Återbetalning Belopp ska återbetalas. Genomför återbetalningen eller efterfråga nödvändiga uppgifter från gästen. Lägg in ärendet i återbetalningsfilen. 4 Manuell kontering krävs Ingen ytterligare kontering förväntas, men det finns fortfarande en obalans. Skicka ärendet till ekonomi för utredning. 5 Utredning Ärendet behöver kontrolleras igen senare, exempelvis när en kontering förväntas genomföras vid ett senare tillfälle. 6 Utredning skidhyra Händelseloggen visar information om At this point... Kontrollera med skidhyran eller utred om en rabattrad behöver läggas till för att nolla bokningen. 7 Lämnad till R360 Ärendet har lämnats vidare till R360 för hantering. 8 Agenter Ärendet avser en agentbokning och ska hanteras enligt rutinen för agenter (betalning inkommer senare). 9 Registrerad hos inkasso Ärendet har registrerats hos inkasso. 10 Hot om inkasso – betalningspåminnelse Betalningspåminnelse/hot om inkasso har skickats. 20 Betald och klar Ärendet är färdigbetalt och klart. Denna kod sätts även automatiskt när makrot körs, enligt nuvarande funktion.   VIKTIGT VID KODNING * Kontrollera att statusen motsvarar det som faktiskt har hänt i ärendet. * Följ upp ärenden med kod 4, 5 och 6 tills de är utredda. * Genomför återbetalningar och registrera dem i återbetalningsfilen enligt ordinarie rutin. * Kontrollera att ärenden som lämnats vidare till R360 eller inkasso har rätt status. * Om du är osäker på vilken kod som ska användas, kontrollera ärendet innan du registrerar statusen. -------------------------------------------------------------------------------- DEL 2 – KONTO 2420 5. EXPORTERA LISTAN FRÅN R360 Gör samma export från R360 som för konto 1518, men välj konto 2420 i stället. Navigera till: Rapporter → Ekonomi → Öppen balans Ange följande: * Konto: 2420 * Avresedatum: Tre dagar tillbaka från dagens datum * Utdata: Excelfil Klicka på Starta och spara exportfilen i rätt anläggningsmapp för konto 2420. Spara enligt tidigare export, men i 2420-mappe istället Ange samma datum som namn 6. HANTERA KONTO 2420 MANUELLT För konto 2420 används inte makrot. Gå igenom exportfilen manuellt och kontrollera de poster som behöver hanteras. Ange rätt statuskod enligt samma kodlista som används för konto 1518. Kontrollera särskilt: * om betalning har inkommit * om någon post behöver utredas * om en återbetalning ska genomföras * om någon post behöver skickas vidare till ekonomi eller annan ansvarig funktion Listan för konto 2420 brukar innehålla få poster, men samtliga poster ska kontrolleras.   -------------------------------------------------------------------------------- DEL 3 – SLUTKONTROLL 7. KONTROLLERA ATT ARBETET ÄR KLART Innan du avslutar ska du säkerställa att: ☐ Rätt anläggning har hanterats. ☐ Konto 1518 har exporterats från R360. ☐ Makrot har körts på rätt Excel-fil. ☐ Backup-filen har sparats i mappen 1518-arkiv. ☐ Nya bokningar på flik 20 har kontrollerats. ☐ Samtliga nya bokningar har fått rätt statuskod. ☐ Eventuella inkassoärenden har hanterats enligt rutinen. ☐ Återbetalningar har genomförts eller lagts in för fortsatt hantering. ☐ Ärenden som kräver utredning har identifierats och skickats vidare vid behov. ☐ Konto 2420 har exporterats och kontrollerats manuellt. ☐ Inga poster har lämnats utan bedömning. 8. UPPREPA FÖR DEN ANDRA ANLÄGGNINGEN När arbetet är klart för den ena anläggningen upprepar du hela processen för den andra. Viktigt: Kontrollera alltid att du arbetar i rätt anläggningsmapp och med rätt Excel-fil. -------------------------------------------------------------------------------- Rutinen är klar när båda kontona, 1518 och 2420, har kontrollerats för både Branäs och Kungsberget. SKICKA PÅMINNELSE Logga in i 360 och navigera till: Rapporter → Ekonomi → Förfallna fakturor Justera dokumenttyp till "Efterskottsfaktura", bocka i alla kontrakt och klicka i "inkludera endast fakturor med förfallodatum före". Välj ett datum ca 2 veckor tidigare än dagens datum. Klicka i "Sänd påminnelser via e-post för de bokningar som har "faktura via e-post" påslaget" Sätt påminnelsedatum fredag en vecka fram och starta rapporten. Gå igenom rapporten och stäm av så att den stämmer med bokningsnumren i excel-filen. Om det finns ytterligare bokningsnummer med i rapporten som inte ska ha en påminnelse så går man in på dem och klickar i "håll faktura". Därefter får man dra rapporten igen. Om rapporten ser rätt ut är det bara att skicka.

Om ett mejl inkommit från Livion att nyckel saknas och bokning inte har avresa idag kan det vara så att den blivit förlängd. Då behöver kontraktet i Livion förlängas. För att göra detta behöver ni först logga in på Livion: https://app.livionkey.com/v1/home   Välj boendet det gäller, i detta exempel: Bävertorget 101   Bläddra längst ner och välj kontraktet som utgått idag. Klicka på Edit   Ändra slutdatumet till det faktiska datumet   Bläddra längst ner och klicka på Save   På detta vis kommer vi att få ett mejl på gästens faktiska avresedag om nyckeln inte blivit återlämnad i tid

Dela nota använder vi vanligtvis vid agent- eller ägarbokningar. Det innebär att betalningslänken skickas till en person som inte står som kund på själva bokningen, men som ändå ska göra inbetalningen.    Rutin 1. Gör bokningen på tillägg så som linne, städ, skidhyra, liftkort eller skidskola. 2. Öppna Gäster (Ctrl+G) och lägg in den nya betalningspersonens uppgifter - namn, adress, telefonnummer och mejladress. Ange mejladressen i noteringar.     3. Öppna Dela (Ctrl + T) och välj helskärm.  4. Klicka på produkten som ska betalas av den nya betalningspersonen. Markera sedan nya betalningspersonen under gäster. Addera dessa genom Ctrl + J eller använd knappen i det högre nedre hörnet. Upprepa processen om flera produkter ska betalas av den nya betalningspersonen. Det går endast att flytta en produkt åt gången.  5. Dubbelkolla i marginalet att rätt produkter ska betalas av rätt betalningsperson och välj "Spara". Var uppmärksam på att priset stämmer överens - Ibland kan priserna dubblas vid delning av nota.  6. Skicka Walley-länk till den nya betalningspersonen genom kassavyn (F3). Markera gästen och välj "Walley" längre ner.  7. Vid delning av nota vill vi gärna att Walley-länken godkänns i samtalet. När länken är godkänd - Skickar vi ut en bekräftelse. Kopiera mejladressen från noteringar och lägg i som alternativ mottagare. 

Bokningsrutin Agenter   AGENT AGENT ID OCH KUNDNUMMER BOKAR FÖR Bengt-Martins (BMN), se mer info HÄR Hyttespecialisten* 100119 BR och KB All Time Travel (DBF/ATT), se mer info HÄR Skiferie/Friferie** 100112 BR och KB Fjällferie (FFr), se mer info HÄR 100113 BR och KB Stena Line Travel Group AB (SEM), se mer info HÄR SEMBO (privatpersoner. Sembo bokar direkt in i R360) 100125 EJ aktiva Stena Line Scandinavia AB, se mer info HÄR Gruppbokningar. 430699 Ej aktiva Norsk Hytte Udlejning (NHU)  1568534 BR och KB SnowTours.dk (SNT) info@snowtours.dk 2036592 BR SkiTravelGroup AG / OnlineSki.dk (ONS) info@onlineski.dk 2037175 BR och KB ANWB - The royal dutch touring club, se mer info HÄR 209749 Ej aktiva * Hyttespecialisten en del av Bengt-Martins. Hyttespecialisten går under Bengt-Martins & bokas under B-M kundprofil. Men vi skickar en bekräftelse till hytte@hyttespecialisten.dk ** Skiferie/Friferie bokar under ATT's kundprofil (på samma sätt som Hytte under B-M).      VILKA TILLÄGG KAN AGENTER BOKA? Om våra agenter/återförsäljare & gäster själva ringer in/mailar in för att boka gäller nedan:   AGENTER VAD KAN AGENTERNA BOKA DIREKT I R360 VAD SKA GÄSTERNA SJÄLVA BOKA* Bengt-Martins Boende, linne, städning Övriga tillägg på våra hemsidor eller med GS Hyttespecialisten Boende, linne, städning Övriga tillägg på våra hemsidor eller med GS Alltime Travel Allt Övriga tillägg på våra hemsidor eller med GS Fjellferie Boende, linne, städning, liftkort, WiFi,  Övriga tillägg på våra hemsidor eller med GS Stena Line/Sembo Boende Övriga tillägg på våra hemsidor eller med GS Royal dutch touring club/ANWB/Pharos Boende, linne, städning Övriga tillägg på våra hemsidor eller med GS Norsk Hytte Udlejning  Allt Övriga tillägg på våra hemsidor eller med GS SnowTours.dk Allt Övriga tillägg på våra hemsidor eller med GS SkiTravelGroup AG / OnlineSki.dk Allt Övriga tillägg på våra hemsidor eller med GS

Specialbokning 1. Alla boendeperioder finns uppbokade på FD0890 2. FF skickar för- och efternamn och mobilnummer + datum de önskar boka (med hänvisning till FD0890) 3. Vi plockar bort boendeperioden på FD0890 och lägger en ny bokning på Fjellferies agentkontrakt och 10% på boenderaden* + gästens namn och mobilnummer *(10% rabatt på boendet EJ sportlovsveckor v. 7-9). Agenten har även 15% provision på agentkontraktet.    Gäst får incheckningssms och information som en ord. gäst så länge vi har mobilnummer m. landskod.    Exempel på förfrågan fr. FF: Anna Asker 0737471724 vill boka 14-21 januari, genom Novo Nordisk på bokningsnummer FD0000 för 2 vuxna 2 barn

Viktigt att man fylla i landskod/riktnummer/prefix när man skriver gästernas telefonnummer - annars går inte inchecknings-sms fram och skidskolan får inte ett gilltigt nummer.  Här är några av de vanligaste länderna som ringer 📞  Sverige +46 Danmark +45 Norge +47 Finland (+ Åland) +358     Tyskland +49 Storbritanninen +44 Nederländerna +31 Spainen +34 Polen +48 Estland +372 Lettland +371 Litauen +370 Irland +353 Förenade Arabemiraten +971 USA +1  

Jultomte Vi erbjuder inte möjligheten att boka tomte för julen 2026.   Julbord Boka julbord på webben, gäst kan boka själv här Prislista 2024 - stämmer alltså inte Menyer är inte 100% klara, dem kommer under hösten.   Fira jul i Branäs information på webben    Aktiviteter Julgransdans i Branäs. Tider kommer.

Boka jultomte Erbjuds inte i Kungsberget. Däremot kommer det att finnas en jultomte på anläggningen som barnen kan träffa. Tiderna släpps vid ett senare tillfälle; be gäster att hålla utkik på hemsidan.   Boka julbord på webben, gäst kan boka själv här Prislista 2024 - stämmer alltså inte Menyer är inte 100% klara, dem kommer under hösten.   Fira jul i Kungsberget information på webben    Aktiviteter Träffa tomten. Information kommer

Nyårssupé Erbjuds endast under nyårskvällen på Brants eller Ladan Restaurang. Gäst bokar själv här och förbetalar när bokningen öppnat   Afterski och nattklubb Afterski kl. 15-17 på Brants i Branäsdalen. Nattklubb på kvällen för att fira in det nya året. Biljetter förköps, mer info kommer. Info på hemsidan   Fackeltåg På nyårsafton finns det chans att vara med om ett unikt äventyr – fackeltåg tillsammans med Björnbusarna. En tradition som i flera år lockat äventyrslystna barn och vuxna. För att så många som möjligt ska få möjlighet att vara med kör vi alltid två tåg, ett för boenden på Berget och ett för boenden i Dalen.

Nyårssupé En trerättersmeny som endast serveras under nyårskvällen på Fröken Filipssons. Bokning för denna är inte öppen ännu. Gäst kommer att boka här.   Ljuståg och Björnbusecup På nyårsafton kan ni gemensamt hjälpa till att lysa upp Kungsbergets skidbackar. Följ med på ett sista äventyr för året där vi tillsammans bildar ett ljuståg i Skidskolebacken, både vuxna och barn får självklart vara med och ljusstavar finns att låna på plats.

I r360 finns nu en funktion för att boka påskerbjudandet: I bokningen, tryck Paket: I rutan som öppnas fyller ni i följande rutor: När ni fyllt i antalet gäster kommer nedan rader att bli gula/gröna/röda Markera den rad ni ska ha och tryck mellanslag. (Plus innebär städ samt linne). I detta fall ska ett boende väljas, keycard samt laddningar för alla personer. Tryck sedan Save and Close När ni gjort detta bokas allt in i bokningen Lägg sedan in gäst (kund) som vanligt och skicka betalning

2025 Viktig information, läs detta först * Kontakta alltid din närmaste arbetsledare eller chef först för att se om hen kan hjälpa till att lösa problemet. * Varje chef måste bestämma vem som får ringa supporten. Alla samtal är förenade med en kostnad - relativt låg på vardagar och hög på kvällar och helgdagar. * När det gäller våra övriga leverantörer (tex lås, snöläggning, larm) måste varje avdelning själv ta reda på hur beredskapen ser ut för de system de använder.   Vet du inte vem du ska ringa? Ring först till OPSIO som hjälper till med felsökning.   System Kontakt     OPSIO support@opsio.se - Om du inte vet vem du ska ringa så ringer du alltid Opsio. (även onlinebokning, skidhyra, hemsidor) Support, vardagar 8–17 Tel: 010-25 25 520 (ingår i månadskostnaden) Beredskap, för allvarliga problem övrig tid   Tel: 010-25 25 590      Betalterminaler - Verifone support@verifone.se  Support Verifone, vardag 8.30-20, lö 10–14 Tel: 08-566 287 70  r360 (Booking, Skiletting, Activity) Länk: R360 supportportal  Öppettider under jul / nyår    Support, vardagar 8–16 (lunchstängt 12-13) För att kunna ringa måste du först ha lagt in ett ärende i supportportalen som du kan hänvisa till. Tel: 08-505 17 218 Vid allvarliga problem utanför kontorstid lägger du in ett akut ärende i support-portalen. Se mer på Support - R360      Walley help@walley.se Support, vardagar 8–17 Tel: 010 -161 01 25 Till gäster support, vardagar 8-18 Tel: 010 -161 01 00 (hello@walley.se)     Planday tobias.svensson@branasgruppen.se  Kontakta Tobias Svensson, vardagar Tel: 054-13 26 15  Allvarliga problem övrig tid, kontakta Anna Hallenberg Tel: 054-13 26 18, 0736823302         Skidata support.se@skidata.com  Support, vardagar 8–16 (lunchstängt 12-13) Tel: 0554-68 95 00   Beredskap, allvarliga problem: vardag 16–20, helg 8–20      Summera   Mail info@summerasupport.se Telefon 010-333 31 32 Lägg upp ärende via formulär https://www.summerasupport.se/support/     Lynes help@lynes.io Gäller det nätfrågor snarare än användarfrågor ringer man till OPSIO.  Många svar på frågor finns via Lynes helpcenter   Support, vardagar 7–18   Tel: 0774 - 400 600  Ekonomi Tel: 010 - 209 65 00      Telkey Info@telkey.se  Support, vardagar 9–17 Tel: 08-15 25 00 support@telkey.com      Livion support@inlet.no Felanmälningar sköts generellt sett via r360 men om det är något fel i Livion webbapp kan vi felanmäla hit.  Tel: (vardagar 08-16) +47 69 10 93 33       Trivec support@trivec.se  Support, vardagar 8-17   Tel: 010-150 23 00  Beredskap, för allvarliga problem övrig tid   Tel: 010-150 23 98      Waiteraid bordsbokning support@waiteraid.com, info@waiteraid.com  Support vardagar 10-17 Tel: 08-611 25 20     Happy Order support@happyorder.io   Tel: (vardagar 09-16) 020-89 93 81     Yabie support@yabie.com   Tel: (vardagar 09-17) 010-55 17 333     Imbox hello@imbox.se    

  Interna utbildningar (kommer inom kort) Utbildningsklipp via ImBox Chatt  Chatt Tickets  Tickets r360  ImBox Helpcenter Ankomstdagar   Skidhyran      Support   OPSIO 010-252 55 20 / support@opsio.se Telavox 020-100 000    

Åtgärdsplan för driftstörningar  En fungerande hemsida är avgörande för att vi ska kunna ge våra gäster en smidig och professionell upplevelse. När hemsidan ligger nere kan det påverka både försäljning, gästrelationer och varumärkets trovärdighet. Denna åtgärdsplan beskriver vad som sker när hemsidorna ligger nere och vad du kan göra för att hjälpa till.    Vid driftstörningar  Varje gång en av våra hemsidor får en driftstörning får vår IT-support på OPSIO ett larm. Det är därför fullt möjligt att problemet redan håller på att lösas när du upptäcker det.     Om du upptäcker att hemsidan inte går att nå eller att bokningen inte fungerar som den ska, ska du i första hand kontakta Sofia Zika som har kontakten med OPSIO och i andra hand (om du inte får tag på Sofia) Mattias Wallenberg.     Om hemsidan fungerar men andra tekniska problem uppstår, som felaktiga öppettider, bilder som inte visas, nedfarter som försvunnit eller trasiga länkar ska du kontakta Mattias Wallenberg.     Följ uppdateringar  Via Teams-kanalen Digitala System-allmänt, kan du få uppdateringar om när hemsidorna är i drift igen. Mindre tekniska problem som trasiga länkar och felaktiga bilder uppdateras inte här.    Prioriteringsordning kontaktvägar till Sofia och Mattias  Teams  SMS eller ring      Vad kan du göra?  Om din avdelning förlitar sig på information som finns på hemsidan, se till att göra ett lokalt backup-dokument med samma uppgifter. 

 Support * Samtliga supportkanaler  Hårdvara * Dator  * Mobiltelefon   Lynes * Aktivera/avsluta konto   * Aktivera wifi-samtal  * Favorisera Headset  * Samtal går ej fram  * Alla manualer  Länkar * Länkar till system  R360 * Ny användare   Outlook * Ny användare  * Säsongskonton  * Frånvaromeddelande  * Byta bild (via teams)   AI-policy * AI-policy   HR-system * Planday * Prewoe * Teamtailor * Hailey HR  Utbildning * IT-säkerhetsutbildning    

RUTIN FÖR ANONYMISERING AV GÄSTPROFILER BAKGRUND OCH RIKTLINJER Vi utför en anonymisering av gästprofiler varje år i enlighet med GDPR. Vår interna riktlinje är att behålla innevarande säsong samt de två föregående säsongerna. Gästprofiler kan endast anonymiseras om de även uppfyller nedanstående kriterier. För att en gästprofil ska kunna anonymiseras måste följande krav vara uppfyllda: * Det finns inga utestående skulder som överstiger 10 kr. * Det finns inga händelser i händelseloggen under de senaste 12 månaderna (exempelvis bokning, påminnelse eller profiluppdatering). En anonymiserad profil ser ut på följande sätt: GENOMFÖRANDE – STEG FÖR STEG Innan en anonymisering påbörjas är det bra att kontakta Ägarservice för att informera, förhoppningen är att de inte märker av att vi utför rutinen men ibland har det hänt att ägarprofiler har anonymiserats av misstag. 1. ÖPPNA ANONYMISERINGSFUNKTIONEN Gå in på Registervård i 360. Under knappen Kunder hittar du alternativet GDPR – köad för anonymisering. 2. VÄLJ VILKA PROFILER SOM SKA ANONYMISERAS Anonymiseringen utgår från när gästen skapade sin profil. Exempel: Vid anonymiseringen inför säsongen 2026/2027 utgår vi från att profiler skapade före 2024-11-30 kan vara aktuella för anonymisering. Välj ett datum nära det senaste datumet för anonymisering (se senaste anonymiserade datum längre ner) och klicka på Ladda alla kunder. (Tex om det senaste anonymiserade datumet är 2023-11-30 så testar vi att ladda alla kunder innan 2023-12-05, 2023-12-10 osv) En ruta visas då med information om hur många profiler som kommer att läggas till i kön. Jag brukar försöka hålla varje omgång till cirka 100 gäster för att göra hanteringen smidigare. Om antalet profiler blir för stort kan du klicka på No och välja ett annat datum närmare det datum där föregående omgång avslutades. 3. KONTROLLERA PROFILERNA I KÖN När samtliga aktuella profiler har laddats in i kön går du igenom listan.  Röd = ej OK för anonymisering Grön = OK för anonymisering Viktigt! Kontrollera att ägarprofiler inte anonymiseras. Dessa känns igen på att de har fyra siffror i sitt kundnummer. Klicka ur alternativet Anonymisera för samtliga ägarprofiler. 4. GENOMFÖR ANONYMISERINGEN När du har kontrollerat att rätt profiler är markerade och att samtliga ägarprofiler har undantagits klickar du på Utför anonymisering. Det kommer upp en varning som frågar om vi vill påbörja anonymisering av alla personer i detta fönster. Här klickar vi Yes. Sedan kommer det en till ruta där systemet vill att vi bekräftar om vi vill fortsätta utan att informera gästerna via e-post. Här klickar vi OK. Vänta tills systemet visar ett OK och bekräftar att anonymiseringen har genomförts. Anonymiseringen är klar! 5. SENASTE ANONYMISERADE DATUMEN BRANÄS KUNGSBERGET Anonymiserades senast: November 2026 Anonymiserades senast: November 2026 Anonymiserad tom: 2024-11-30 Anonymiserad tom: 2024-11-30  

Hjälp gästen * Be dem rensa cookies, cache och historiken * Byta webbläsare (våra hemsidor funkar bäst i Chrome) * Byta enhet (telefon/dator/platta) Om detta inte fungerar, hjälp gästen att boka genom oss.   Skicka felanmälan Om vi får feedback gällande våra hemsidor/appar. Ta följande info och mejla över till sofia.zika@branasgruppen.se Vilken hemsida?  hyra.kungsberget/branas.se/www.branas/kungsberget.se etc...?   Vart på hemsidan och var i bokningsflödet? Var det när de kollade boenden, valde liftkort, valde datum, skidhyra etc...?   Vad har gästen i sin varukorg? Skidhyra, nivå, ålderskategori, liftkort, antal dagar etc..   Vad händer när det inte fungerar att fullfölja bokningen? Stannar hemsidan, förlorar dem koppling/internet, blir allt grått eller dör webbläsaren, står den och tuggar men stannar på en viss procent?   Be gäst maila över länk om de har möjlighet   Datum och tidpunkt    Bifoga printscreen om möjligt    

Följande gäller Branäs Fritidscenter & Kungsberget: Om vi får förfrågan gällande bokning av band/DJ på afterski samt nattklubb kan ni svara följande: Vi har redan ingått avtal med ett eventföretag som ansvarar för bokning av band, trubadurer och DJ:s under hela vintersäsongen för afterski samt nattklubb.   Snabbsvar: #afterski/nattklubb   Intern info:  BR: Vi har ett avtal med eventföretaget Nytomt. KB: Vi har ett avtal med eventföretaget Nöjespoolen AB. De ansvarar för all bokning av trubadurer och DJ:s för både afterski och nattklubben.

Om nyckel postas till anläggningen, be gästen att även skriva med Boendeservice på kuvertet Branäsgruppen AB Branäsgruppen AB Drottninggatan 40 652 25 Karlstad 054-132600 info@branasgruppen.se Organisationsnummer: 556694-2107 Branäs Fritidscenter AB Branäs Fritidscenter AB Gondolvägen 2 680 60 Sysslebäck info@branas.se Organisationsnummer: 556491-8075 Kungsbergets Fritidsanläggningar AB Kungsbergets Fritidsanläggningar AB Kungsbergsvägen 51 811 95 Järbo info@kungsberget.se Organisationsnummer: 556528-0434  

Enklaste sättet att byta bild i alla Microsoft-appar är att göra detta genom Microsoft Teams. I Teams: Klicka på din bild uppe i högra hörnet: Klicka på din bild igen: Ladda upp en bild och klicka sedan på spara:    

Se mall samt instruktion hur du lägger in mejlsignatur här  

Öppna Outlook för att ställa in frånvaromeddelande / autosvar: Klicka på kugghjulet (⚙️) uppe i det högra hörnet: Välj Konton ➡️ Autosvar ➡️ Automatiska svar på Här kan du välja en specifik period detta ska gälla. Du kan även välja om detta meddelande ska skickas till personer utanför organisationen. Fyll sedan i ditt meddelande i rutorna nedan:

Om du upplever problem med att dina headset-inställningar ändras mellan samtal kan du favorisera headset så kommer Lynes ihåg vilken ljudingång samt utgång du föredrar.   I Lynes på datorn: Välj Headset-ikonen (🎧) i vänster meny .   I rutan som öppnas väljer ni ⚙️ Öppna inställningar för ljud- och bildenheter.   I den nya rutan finns flera inställningar, här ska vi ändra på Mikrofonprioritet samt Högtalarprioritet Om du har ett Jabra-headset kan du även bocka i integrationen högst upp för att kunna använda knapparna på headsetet.   Stjärnmarkera (⭐) sedan dina enheter i prioritetslistorna   Sedan är det bara att stänga så är allt klart!