Den här rutinen beskriver hur underlag för RUT-avdrag hämtas från R360, kontrolleras med hjälp av VBA-makron, konverteras till XML-filer och skickas in till Skatteverket.

Rutinen ska genomföras separat för Branäs och Kungsberget.

När ska rutinen genomföras?

RUT-ansökningar hanteras två gånger per månad:

• Period 1: den 1–15 - görs efter den 15:e

• Period 2: den 16–månadens sista dag - görs efter månadens sista dag

Exempel för april 2026:

• 260401-260415

• 260416-260430

---

Del 1 – Hämta underlaget från R360

1. Öppna rapporten

Gå till:

R360 → Rapporter → Anpassade rapporter

2. Välj rätt rapport

Välj rapporten:

RUT-avdrag, sortering personnummer + bokningsnummer

3. Ange rätt period

Ändra datumen så att rapporten omfattar den period som ska hanteras.

Exempel:

• Från och med: 2026-04-01

• Till och med: 2026-04-15

Klicka därefter på Utför fråga.

4. Exportera rapporten

När resultatlistan har laddats klickar du på:

Spara resultat till fil

5. Spara exportfilen

Spara filen i följande mappstruktur:

This PC
C (\\TSCLIENT)
Users
[din användare, brn-****]
Branäs Gruppen AB
Gemensam - Dokument
Karlstad
Gästservice
Admin
RUT-ansökningar
[anläggning]
[år]
[månad]
[period]

Periodmappen ska namnges enligt formatet:

ÅÅMMDD-ÅÅMMDD

Exempel:

260401-260415

Finns inte mappen för perioden skapar du en ny.

Döp exportfilen enligt samma format:

260401-260415

Spara filen i periodens mapp.

Kontrollpunkt

Kontrollera att:

• rätt anläggning har valts

• rätt år och månad har valts

• rätt periodmapp har valts

• filnamnet motsvarar perioden

• originalfilen från R360 finns kvar oförändrad

---

Del 2 – Kontrollera personnummer och komplettera uppgifterna

6. Öppna mappen med makron

Navigera till:

C:\Users\brn-****\Branäs Gruppen AB\Gemensam - Dokument\Karlstad\Gästservice\Admin\RUT-ansökningar\Makro

7. Starta det första makrot

Öppna:

1. Kontrollera personnummer och fyll i data

Makrot öppnar en dialogruta där du ska välja vilken fil som ska behandlas.

8. Välj exportfilen från R360

Navigera till den periodmapp där du sparade exportfilen från R360.

Markera filen och klicka på Öppna.

Makrot börjar nu kontrollera och bearbeta uppgifterna.

9. Spara den bearbetade filen

När bearbetningen är klar öppnas en ny dialogruta där du får välja var Excel-filen ska sparas.

Spara filen i samma periodmapp som exportfilen från R360.

Använd samma periodnamn, exempelvis:

260401-260415

Kontrollera att filtypen är en Excel-fil.

10. Öppna och granska resultatet

Den nya Excel-filen innehåller bland annat:

• bokningsnummer

• personnummer

• betalningsdatum

• städpool

• arbetskostnad

• betalt belopp

• begärt belopp

• antal arbetade timmar

• status

• kommentar

Rader med status OK är godkända av makrots kontroller.

Röda rader behöver kontrolleras och hanteras manuellt innan filen kan konverteras till XML.

---

Del 3 – Hantera röda rader

DUBBLETT

Statusen innebär att samma personnummer förekommer på flera rader i underlaget.

Kontrollera först om raderna avser samma personnummer

Om raderna avser samma personnummer ska de normalt sammanställas till en rad innan XML-filen skapas.

Vid sammanslagning ska följande räknas ihop:

• pris för arbete

• betalt belopp

• begärt belopp

• antal arbetade timmar

Kontrollera att de sammanslagna beloppen stämmer mot originalunderlaget och bokningen.

Radera därefter de överflödiga raderna så att endast den sammanställda raden finns kvar.

---

SAKNAR PERSONNUMMER

Öppna bokningen i R360 och kontrollera noteringarna på raden för RUT-avdrag.

Hämtningen kan bli fel om:

• det finns annan text tillsammans med personnumret

• flera personnummer eller noteringar finns på samma rad

• personnumret är skrivet i ett avvikande format

• det finns extra tecken eller information före eller efter personnumret

Om ett korrekt personnummer finns i bokningen eller noteringen:

1. Kopiera personnumret.

2. Klistra in det i Excel-filen.

3. Kontrollera att personnumret tillhör rätt gäst.

4. Ändra statusen till OK när uppgiften är kontrollerad.

Om personnummer saknas helt ska gästen kontaktas.

Avvakta med att skicka in till Skatteverket tills korrekt personnummer har kommit in.

Om det är bråttom kan du istället spara den ofullständiga raden i ett annat dokument för att kunna skicka in de resterande ansökningarna.

---

OGILTIGT PERSONNUMMER

Kontrollera bokningen och jämför personnumret mot gästens uppgifter eller noteringen om RUT-avdrag.

Vanliga orsaker är:

• felskriven siffra

• felaktigt födelsedatum

• ofullständigt personnummer

• samordningsnummer eller utländskt identitetsnummer

Korrigera personnumret om det går att säkerställa vad som blivit fel.

Om det inte går att säkerställa ska gästen kontaktas innan ansökan skickas in.

Skatteverkets e-tjänst kontrollerar bland annat att köparens personnummer är formellt korrekt och att köparen fyller minst 18 år under betalningsåret.

---

OKÄND POOL

Statusen innebär att städpoolen inte finns registrerad i makrot.

Gör följande:

1. Kontrollera att poolnamnet är korrekt och inte innehåller något skrivfel.

2. Kontrollera om poolen är ny.

3. Jämför arbetspriset med motsvarande befintliga städpooler.

4. Ange rätt antal arbetade timmar.

5. Ändra statusen till OK när uppgiften har kontrollerats.

6. Meddela Gustav vilken pool som saknas och hur många timmar den ska ha, så att makrot kan uppdateras.

Gissa inte antal timmar om det inte finns en tydlig jämförbar pool. Kontrollera i så fall uppgiften med Amanda/COOR.

---

MANUELL

Statusen innebär att poolen finns i makrot men att antalet timmar inte kan fyllas i automatiskt. Exempelvis STÄDAVDPERSBO.

Kontrollera bokningen eller aktuellt underlag och ange det faktiska antalet arbetade timmar manuellt.

Skatteverket kräver att faktiskt antal arbetade timmar anges, även när tjänsten har sålts till fast pris.

Ändra statusen till OK när uppgiften är kontrollerad och kompletterad.

---

Del 4 – Slutkontroll av Excel-filen

Innan filen stängs ska samtliga rader kontrolleras.

Kontrollera att:

• inga röda rader återstår

• samtliga personnummer är korrekta

• dubbletter har granskats

• varje betalning endast förekommer en gång

• betalningsdatumen ligger inom rätt period

• betalningsdatumen inte ligger i framtiden

• samtliga rader gäller samma betalningsår

• rätt antal arbetade timmar har angetts

• arbetskostnad, betalt belopp och begärt belopp stämmer

• material och övriga kostnader är korrekt angivna

• statusen är OK på samtliga rader som ska skickas in

• inga tomma extrarader finns mitt i underlaget

Skatteverket kontrollerar bland annat att:

• begärt belopp inte är högre än betalt belopp

• betalt belopp och begärt belopp tillsammans inte är högre än arbetskostnaden

• betalningsdatumet inte ligger efter ansökningsdatumet

• alla köpare i samma fil tillhör samma betalningsår

• arbetade timmar och materialkostnad har angetts för minst ett arbetsområde

Spara och stäng Excel-filen när kontrollen är klar.

---

Del 5 – Skapa XML-filer

11. Öppna det andra makrot

Navigera tillbaka till mappen:

C:\Users\brn-****\Branäs Gruppen AB\Gemensam - Dokument\Karlstad\Gästservice\Admin\RUT-ansökningar\Makro

Öppna:

2. Konvertera till XML – 100 st per dok

12. Välj den kontrollerade Excel-filen

Navigera till periodmappen och välj Excel-filen som du precis har kontrollerat och sparat.

Klicka på Öppna.

Makrot genomför en sista kontroll av underlaget.

Om något fortfarande är fel visas ett meddelande som beskriver vad som behöver korrigeras.

Stäng då meddelandet, öppna Excel-filen, rätta felet och kör makrot igen.

13. Välj var XML-filerna ska sparas

Om kontrollen godkänns öppnas en dialogruta där du får välja var filerna ska sparas.

Välj samma periodmapp som används för övriga filer.

14. Vänta tills konverteringen är klar

Låt makrot arbeta färdigt.

När konverteringen är klar visas ett meddelande med hur många XML-filer som har skapats.

Filerna numreras löpande, exempelvis:

260401-260415.1.xml
260401-260415.2.xml
260401-260415.3.xml

Makrot delar upp underlaget eftersom en XML-fil till Skatteverket får innehålla maximalt 100 köpare.

Kontrollpunkt

Kontrollera att:

• XML-filerna ligger i rätt periodmapp

• numreringen börjar på .1

• numreringen är sammanhängande

• antalet XML-filer stämmer mot makrots meddelande

• inga äldre XML-filer från en tidigare körning ligger kvar med samma namn

Om makrot har körts flera gånger bör gamla XML-filer tas bort eller flyttas innan den slutliga körningen. Detta minskar risken för att fel version laddas upp.

---

Del 6 – Skicka in filerna till Skatteverket

15. Logga in på Skatteverket

Logga in på Skatteverkets webbplats med rätt behörighet.

Välj rätt företag eller anläggning och gå till:

Rot och rut → Rot och rut – företag → Till e-tjänsten

Kontrollera att du är inloggad för rätt organisationsnummer innan någon fil laddas upp.

16. Välj filöverföring

Välj alternativet för att importera eller begära utbetalning via fil.

Skatteverkets e-tjänst använder XML-filen för att automatiskt fylla i uppgifterna i ansökan.

17. Ladda upp den första XML-filen

Klicka på Välj dokument eller dra filen till uppladdningsfältet.

Börja med filen som slutar på:

.1.xml

Exempel:

260401-260415.1.xml

18. Kontrollera filen

Klicka på Nästa.

Skatteverket kontrollerar filens innehåll.

Om filen innehåller ett fel visas ett meddelande. Läs felmeddelandet noggrant och avbryt inskickningen tills uppgiften har kontrollerats.

Skatteverket kan även reagera om ett dokument med samma namn laddas upp.

Ladda inte upp filen på nytt utan att först kontrollera om den tidigare ansökan faktiskt skickades in.

19. Granska uppgifterna

När filen har godkänts går du vidare och kontrollerar att:

• rätt organisationsnummer visas

• rätt period och betalningsår används

• rätt antal personer har importerats

• totalsummorna verkar rimliga

• kontaktuppgifterna är korrekta

Klicka därefter på Nästa.

20. Ange kontaktuppgifter

Kontrollera eller fyll i kontaktuppgifterna.

Klicka på Nästa.

21. Skriv under och skicka in

Markera rutan:

Jag har granskat att uppgifterna stämmer

Klicka sedan på:

Skriv under och skicka in

Legitimera dig med BankID.

Kontrollera att du får en bekräftelse på att ansökan har skickats in.

22. Ladda upp resterande XML-filer

Gå tillbaka och ladda upp nästa fil:

.2.xml

Fortsätt därefter med .3.xml, .4.xml och så vidare tills samtliga filer har skickats in.

Upprepa hela inskickningsprocessen för varje fil.

Markera gärna filerna i en checklista efter hand så att ingen fil missas eller skickas in två gånger.

---

Del 7 – Dokumentera att ansökan är inskickad

När samtliga filer har skickats in ska det bockas för i Plannern

Gör även mappen grön i filutforskaren om allt gick okej och ingen åtgärd behöver göras i efterhand (exempelvis personnummer som saknas osv)

---

Del 8 – Upprepa för nästa anläggning

När hela processen är klar för den första anläggningen upprepas rutinen för den andra anläggningen.

Kontrollera särskilt att du byter till:

• rätt rapportunderlag

• rätt anläggningsmapp

• rätt organisationsnummer hos Skatteverket

Blanda aldrig Branäs och Kungsberget i samma Excel- eller XML-fil.

---

Slutlig checklista

R360 och export

☐ Rätt anläggning vald
☐ Rätt rapport vald
☐ Rätt datumperiod angiven
☐ Exportfilen sparad i rätt periodmapp
☐ Filen har rätt namn

Excelkontroll

☐ Samtliga röda rader hanterade
☐ Personnummer kontrollerade
☐ Dubbletter granskade och vid behov sammanslagna
☐ Betalningsdatum kontrollerade
☐ Pooler och arbetade timmar kontrollerade
☐ Beloppen stämmer
☐ Samtliga rader som ska skickas har status OK
☐ Excel-filen är sparad och stängd

XML-filer

☐ XML-filerna har skapats utan felmeddelanden
☐ Filerna ligger i rätt periodmapp
☐ Numreringen är sammanhängande
☐ Antalet XML-filer stämmer
☐ Inga gamla eller felaktiga XML-filer finns kvar

Skatteverket

☐ Rätt organisation vald
☐ Samtliga XML-filer uppladdade
☐ Varje fil har granskats
☐ Samtliga filer har skrivits under och skickats in
☐ Bekräftelse har mottagits för varje inskickning
☐ Kvittens och dokumentation har sparats

Slutkontroll

☐ Branäs är färdigbehandlat - bocka i planner
☐ Kungsberget är färdigbehandlat - bocka i planner
☐ Eventuella kvarstående bokningar är dokumenterade
☐ Nästa ansökningsperiod är noterad

Klart