Rutinen ska genomföras ca 1 gång i veckan
DEL 1 – Konto 1518
1. Exportera listan från R360
Steg 1 – Öppna rapporten
Logga in i R360 och navigera till:
Rapporter → Ekonomi → Öppen balans
Steg 2 – Välj konto och inställningar
Ange följande inställningar:
-
Konto: 1518
-
Avresedatum: Tre dagar tillbaka från dagens datum
-
Utdata: Excelfil
Klicka därefter på Starta.
Steg 3 – Spara exportfilen
När dialogrutan för att spara filen öppnas sparar du exporten i följande mapp:
V:\Users\[DIN ANVÄNDARE]\Branäs Gruppen AB\Gemensam - Dokument\Karlstad\Gästservice\Admin\Ekonomiska listor\[ANLÄGGNING]\1518-export
Byt ut [DIN ANVÄNDARE] och [ANLÄGGNING] mot rätt uppgifter.
Spara filen med namn [Dagens datum] & [rapportens datum]
ex. [2026-10-27-2026-10-24]
Kontrollera att filen sparas i rätt anläggningsmapp.
3. Bearbeta exportfilen med makrot
Steg 4 – Öppna rätt Excel-fil
Gå till följande mapp:
C:\Users\[DIN ANVÄNDARE]\Branäs Gruppen AB\Gemensam - Dokument\Karlstad\Gästservice\Admin\Ekonomiska listor\[ANLÄGGNING]
Öppna filen för rätt anläggning:
-
BF 1518 för Branäs
-
KB 1518 för Kungsberget
Viktigt: Öppna Excel-filen direkt från Utforskaren, inte via webbläsaren.
Steg 5 – Kör makrot
När Excel-filen har öppnats:
-
Tryck på Alt + F8.
-
Markera rätt makro i listan om flera alternativ visas.
-
Klicka på Kör.
-
När dialogrutan öppnas bläddrar du fram till exportfilen från R360.
-
Markera filen och klicka på OK.
Makrot bearbetar nu exportfilen.
Steg 6 – Spara en säkerhetskopia
När makrot frågar var backup-filen ska sparas väljer du mappen för bakup/arkiv:
C:\Users\[DIN ANVÄNDARE]\Branäs Gruppen AB\Gemensam - Dokument\Karlstad\Gästservice\Admin\Ekonomiska listor\[ANLÄGGNING]\1518-arkiv
Spara backup-filen där.
4. Kontrollera nya bokningar
Steg 7 – Börja på flik 20
Gå till flik 20 i arbetsboken och kontrollera de nya bokningar som har tillkommit.
Om någon bokning har gått till inkasso ska detta hanteras genom att inkassoinformationen tas bort ur kundprofilen enligt den interna rutinen.
Kontrollera att rätt bokning och kundprofil hanteras innan du gör ändringar.
Steg 8 – Koda de nya bokningarna
Gå igenom de nya bokningarna och ange rätt statuskod enligt tabellen nedan.
Välj den kod som bäst motsvarar ärendets aktuella status.
| Kod | Status | När används den? |
|---|---|---|
| 1 | Efterskottsfaktura skickad – ej förfallen | Fakturan är skickad, förfallodatumet har inte passerat och betalning inväntas. |
| 2 | Efterskottsfaktura skickad – förfallen och obetald | Fakturans förfallodatum har passerat och betalning saknas. |
| 3 | Återbetalning | Belopp ska återbetalas. Genomför återbetalningen eller efterfråga nödvändiga uppgifter från gästen. Lägg in ärendet i återbetalningsfilen. |
| 4 | Manuell kontering krävs | Ingen ytterligare kontering förväntas, men det finns fortfarande en obalans. Skicka ärendet till ekonomi för utredning. |
| 5 | Utredning | Ärendet behöver kontrolleras igen senare, exempelvis när en kontering förväntas genomföras vid ett senare tillfälle. |
| 6 | Utredning skidhyra | Händelseloggen visar information om At this point... Kontrollera med skidhyran eller utred om en rabattrad behöver läggas till för att nolla bokningen. |
| 7 | Lämnad till R360 | Ärendet har lämnats vidare till R360 för hantering. |
| 8 | Agenter | Ärendet avser en agentbokning och ska hanteras enligt rutinen för agenter (betalning inkommer senare). |
| 9 | Registrerad hos inkasso | Ärendet har registrerats hos inkasso. |
| 10 | Hot om inkasso – betalningspåminnelse | Betalningspåminnelse/hot om inkasso har skickats. |
| 20 | Betald och klar | Ärendet är färdigbetalt och klart. Denna kod sätts även automatiskt när makrot körs, enligt nuvarande funktion. |
Viktigt vid kodning
-
Kontrollera att statusen motsvarar det som faktiskt har hänt i ärendet.
-
Följ upp ärenden med kod 4, 5 och 6 tills de är utredda.
-
Genomför återbetalningar och registrera dem i återbetalningsfilen enligt ordinarie rutin.
-
Kontrollera att ärenden som lämnats vidare till R360 eller inkasso har rätt status.
-
Om du är osäker på vilken kod som ska användas, kontrollera ärendet innan du registrerar statusen.
DEL 2 – Konto 2420
5. Exportera listan från R360
Gör samma export från R360 som för konto 1518, men välj konto 2420 i stället.
Navigera till:
Rapporter → Ekonomi → Öppen balans
Ange följande:
-
Konto: 2420
-
Avresedatum: Tre dagar tillbaka från dagens datum
-
Utdata: Excelfil
Klicka på Starta och spara exportfilen i rätt anläggningsmapp för konto 2420.
Spara enligt tidigare export, men i 2420-mappe istället
Ange samma datum som namn
6. Hantera konto 2420 manuellt
För konto 2420 används inte makrot.
Gå igenom exportfilen manuellt och kontrollera de poster som behöver hanteras.
Ange rätt statuskod enligt samma kodlista som används för konto 1518.
Kontrollera särskilt:
-
om betalning har inkommit
-
om någon post behöver utredas
-
om en återbetalning ska genomföras
-
om någon post behöver skickas vidare till ekonomi eller annan ansvarig funktion
Listan för konto 2420 brukar innehålla få poster, men samtliga poster ska kontrolleras.
DEL 3 – Slutkontroll
7. Kontrollera att arbetet är klart
Innan du avslutar ska du säkerställa att:
☐ Rätt anläggning har hanterats.
☐ Konto 1518 har exporterats från R360.
☐ Makrot har körts på rätt Excel-fil.
☐ Backup-filen har sparats i mappen 1518-arkiv.
☐ Nya bokningar på flik 20 har kontrollerats.
☐ Samtliga nya bokningar har fått rätt statuskod.
☐ Eventuella inkassoärenden har hanterats enligt rutinen.
☐ Återbetalningar har genomförts eller lagts in för fortsatt hantering.
☐ Ärenden som kräver utredning har identifierats och skickats vidare vid behov.
☐ Konto 2420 har exporterats och kontrollerats manuellt.
☐ Inga poster har lämnats utan bedömning.
8. Upprepa för den andra anläggningen
När arbetet är klart för den ena anläggningen upprepar du hela processen för den andra.
Viktigt: Kontrollera alltid att du arbetar i rätt anläggningsmapp och med rätt Excel-fil.
Rutinen är klar när båda kontona, 1518 och 2420, har kontrollerats för både Branäs och Kungsberget.
Skicka påminnelse
Logga in i 360 och navigera till:
Rapporter → Ekonomi → Förfallna fakturor
Justera dokumenttyp till "Efterskottsfaktura", bocka i alla kontrakt och klicka i "inkludera endast fakturor med förfallodatum före". Välj ett datum ca 2 veckor tidigare än dagens datum.
Klicka i "Sänd påminnelser via e-post för de bokningar som har "faktura via e-post" påslaget"
Sätt påminnelsedatum fredag en vecka fram och starta rapporten.
Gå igenom rapporten och stäm av så att den stämmer med bokningsnumren i excel-filen.
Om det finns ytterligare bokningsnummer med i rapporten som inte ska ha en påminnelse så går man in på dem och klickar i "håll faktura". Därefter får man dra rapporten igen. Om rapporten ser rätt ut är det bara att skicka.