Rutin för anonymisering av gästprofiler

Bakgrund och riktlinjer

Vi utför en anonymisering av gästprofiler varje år i enlighet med GDPR.

Vår interna riktlinje är att behålla innevarande säsong samt de två föregående säsongerna. Gästprofiler kan endast anonymiseras om de även uppfyller nedanstående kriterier.

För att en gästprofil ska kunna anonymiseras måste följande krav vara uppfyllda:

• Det finns inga utestående skulder som överstiger 10 kr.
• Det finns inga händelser i händelseloggen under de senaste 12 månaderna (exempelvis bokning, påminnelse eller profiluppdatering).

En anonymiserad profil ser ut på följande sätt:

Genomförande – steg för steg

Innan en anonymisering påbörjas är det bra att kontakta Ägarservice för att informera, förhoppningen är att de inte märker av att vi utför rutinen men ibland har det hänt att ägarprofiler har anonymiserats av misstag.

1. Öppna anonymiseringsfunktionen

Gå in på Registervård i 360.

Under knappen Kunder hittar du alternativet GDPR – köad för anonymisering.

2. Välj vilka profiler som ska anonymiseras

Anonymiseringen utgår från när gästen skapade sin profil.

Exempel: Vid anonymiseringen inför säsongen 2026/2027 utgår vi från att profiler skapade före 2024-11-30 kan vara aktuella för anonymisering.

Välj ett datum nära det senaste datumet för anonymisering (se senaste anonymiserade datum längre ner) och klicka på Ladda alla kunder. (Tex om det senaste anonymiserade datumet är 2023-11-30 så testar vi att ladda alla kunder innan 2023-12-05, 2023-12-10 osv)

En ruta visas då med information om hur många profiler som kommer att läggas till i kön.

Jag brukar försöka hålla varje omgång till cirka 100 gäster för att göra hanteringen smidigare.

Om antalet profiler blir för stort kan du klicka på No och välja ett annat datum närmare det datum där föregående omgång avslutades.

3. Kontrollera profilerna i kön

När samtliga aktuella profiler har laddats in i kön går du igenom listan. 

Röd = ej OK för anonymisering

Grön = OK för anonymisering

Viktigt! Kontrollera att ägarprofiler inte anonymiseras. Dessa känns igen på att de har fyra siffror i sitt kundnummer.

Klicka ur alternativet Anonymisera för samtliga ägarprofiler.

4. Genomför anonymiseringen

När du har kontrollerat att rätt profiler är markerade och att samtliga ägarprofiler har undantagits klickar du på Utför anonymisering.

Det kommer upp en varning som frågar om vi vill påbörja anonymisering av alla personer i detta fönster. Här klickar vi Yes.

Sedan kommer det en till ruta där systemet vill att vi bekräftar om vi vill fortsätta utan att informera gästerna via e-post. Här klickar vi OK.

Vänta tills systemet visar ett OK och bekräftar att anonymiseringen har genomförts.

Anonymiseringen är klar!

5. Senaste anonymiserade datumen